EGT - Què és l’administració d'EACAT Tràmits?

1. Què és?

L'administració d'EACAT Tràmits és la part de l’Espai de gestió des d'on les persones gestores de l'entitat poden:

• Consultar i gestionar determinades dades de l'entitat (per exemple, activar el sistema de bústies).
• Gestionar l'accés de les persones usuàries als serveis de tramitació interadministrativa.

 

Les persones gestores poden organitzar l'entitat de dues maneres:

• Amb bústies o sense bústies, en funció de si necessiten agrupar les usuàries i els serveis.
• Amb unitats organitzatives o sense. Per activar aquesta funcionalitat, cal contactar amb l'administració d'EACAT.

 

Els apartats 5 i 6 expliquen com gestionar els accessos i els serveis segons si l'entitat s'organitza amb bústies o sense. I l’apartat 8 explica què són i perquè serveixen les unitats organitzatives.

 

2. Qui hi pot treballar pot accedir?

Les persones usuàries que tenen assignat el permís Gestió de l'entitat són les gestores de l'entitat i les úniques que poden accedir a l'administració d'EACAT Tràmits.

És recomanable que l'entitat disposi de més d'una persona gestora. La primera és designada pel Consorci AOC. I, a partir d'aquí, qualsevol persona amb el permís Gestió de l'entitat pot assignar-lo a altres persones usuàries.

Per assignar aquest permís, accedeix a:

Administració settings > Serveis AOC > Usuaris account_circle > Selecciona la persona usuària > Serveis AOC > EACAT Tràmits > Activa toggle_on el permís Gestió de l'entitat.

 

 

 

3. Des d’on hi accedeixes?

Ves a Administració settings > EACAT Tràmits

 

 

Pots accedir també a les seccions:

• General filter_vintage, per consultar informació bàsica de l’entitat i gestionar-ne d’altra (activar el sistema de bústies o assignar automàticament el permís bàsic a les noves usuàries que han accedit amb certificat digital o via GiCAR).
• Usuaris account_circle, per assignar persones usuàries a una bústia, entre d’altres.
• Serveis folder, afegir serveis de tramitació interadministrativa a una bústia, entre d’altres.
• Bústies inbox, per crear, eliminar i assignar-hi persones usuàries i afegir-hi serveis a una bústies determinada.
• Unitats organitzatives pin_drop, serveix per crear òrgans o unitats de treball dins de la teva entitat (per exemple: Alcaldia, Secretaria General, Delegacions, Comissions, grups de subvencions, etc.).

 

 

El punt 5.4 explica les tasques que es poden fer en cadascuna d’aquestes seccions.

 

4. Quin tipus de serveis hi ha?

A EACAT Tràmits, els serveis de tramitació interadministrativa són conjunts de tràmits definits per una entitat prestadora. Habitualment, l'entitat prestadora és un departament de la Generalitat, però també poden ser-ho entitats locals, institucions parlamentàries o altres organismes.

Els serveis de tramitació interadministrativa poden ser de dos tipus:

• Serveis específics, adreçats a un conjunt determinat d’entitats i es poden consultar al Catàleg de serveis i tràmits. Alguns exemples són:
  
  • PRE - Subvencions retribucions a càrrecs electes
  • CLT - OSIC - Subvencions – Lletres
  • SOC - Formació amb compromís de contractació
• Serveis genèrics, disponibles per a totes les entitats adherides a EACAT. Alguns exemples de serveis genèrics són:
  
  • La petició genèrica (PGEN)<7li>
  • La tramesa massiva (TMAS)
  • La notificació – Comunicació electrònica de la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic.

 

 

 

5. Què has de saber si administres la teva entitat amb bústies?

Per fer servir les bústies, has d'haver activat a la secció General filter_vintage l'opció Fer servir bústies a l'entitat. Això et permet treballar a la secció Bústies inbox i també en les subseccions Bústies de les seccions Usuaris account_circle i Serveis folder_copy.

 

 

 

5.1 Què són?

Les bústies són un nou sistema que permet organitzar una entitat en agrupacions temàtiques, orgàniques o funcionals de serveis i persones usuàries, a EACAT Tràmits. Són contenidors de serveis de tramitació interadministrativa als quals hi assignes usuàries.

Aquest sistema facilita la gestió dels accessos i millora la organització interna de l’entitat. El seu ús és opcional i la persona gestora de l’entitat n’és la responsable (activa, crea, desactiva i elimina bústies).

 

 

5.2 Què és la quota de bústies?

És el número de bústies assignades a la teva entitat.

L'administració d'EACAT serà qui et proporciona aquest número. Si necessites més bústies, després de considerar la lògica organitzativa en la teva entitat, pots sol·licitar-les a la persona administradora d'EACAT.

 

 

5.3 Què és la bústia global i per què serveix?

La bústia global es crea a la secció Bústies inbox quan, a la secció General filter_vintage, s’activa l'opció Fer servir bústies a l'entitat.

Les característiques que la diferencien de la resta de bústies concretes són que:

• Es crea automàticament i no es pot eliminar manualment.
• N'hi ha una només per entitat.
• Conté tots els serveis específics i genèrics de l'entitat, tant actuals com futurs.
• No té cap persona usuària afegida, inicialment. Cal afegir-les.

 

 

 

 

5.4 Quines seccions tens i que hi pots fer?

Pots treballar en 4 seccions: General filter_vintage, Usuaris account_circle, Serveis folder_copy i Bústies inbox; i, si la teva entitat funciona amb unitats organitzatives pin_drop a més tindràs aquesta secció.

<

 

 

A la secció General filter_vintage pots:

• Activar l'opció Fer serveis bústies a l'entitat i veure la quota de bústies.
• Assignar automàticament el permís bàsic als nous usuaris, que accedeixen amb certificat digital o via GICAR i no existeixen prèviament a l'entitat.
• Visualitzar la informació bàsica de l'entitat i si tens activades les opcions:
  
  • Fer servir unitats organitzatives a l'entitat. Per poder utilitzar les UO cal sol·licitar-les a l'administradora d'EACAT.
  • Prestar serveis de tramitació. Si és així, hi haurà moments en què la teva entitat pot actuar com a prestadora de serveis de tramitació interadministrativa.

 

A la secció Usuaris account_circle, l'acció més important és assignar persones usuàries a una bústia, des de la subsecció Bústies, perquè puguin accedir a tots els serveis associats.

Sobre les usuàries també pots:

• Cercar-les pel nom o per l'identificador.
• Aplicar filtres per acotar els resultats segons: Estat, Assignació, Permís i Sense permís bàsic.
• Veure la informació principal de cada usuària: nom, identificador, permisos i nombre de bústies assignades.
• Accedir al detall d'una usuària fent clic a la fletxa situada al final de la seva fila.
• Exportar el llistat d'usuàries, mitjançant la icona …, després d'haver aplicat els filtres que necessitis.

 

 

Quan entres al detall d'una persona usuària, hi ha 3 subseccions: General, Bústies i Serveis, en les quals pots:

• Subsecció General, veure les dades de les usuàries i els seus permisos.
• Subsecció Bústies, assignar o treure una usuària a diferents bústies que hagis creat prèviament.
• Subsecció Serveis, consultar els serveis als quals té accés la persona usuària i veure la fitxa del servei per si necessites més informació.

 

A la secció Serveis folder_copy, l'acció més importat és afegir serveis de tramitació interadministrativa a una bústia, des de la subsecció Bústies, perquè hi puguin accedir les persones usuàries associades a aquella bústia.

Sobre els serveis també pots:

• Cercar serveis
• Veure la relació de serveis estructurada segons els filtres següents:
  
  • Soc prestadora / No soc prestadora de servei
    En seleccionar el filtre No soc prestadora, apareixen el filtres Prestadora i Destinatària.
  • Bústia (Tots / Amb bústia / Sense bústia).
  • Publicació, permet establir un període.
  • Tipus de serveis (Tots / Específic / Genèric).
  • Prestadora, permet seleccionar més d'una entitat.
  • Destinatària (Tots / Soc destinatària /No soc destinatària).
• Exportar relacions de serveis a la icona …:
  
  • Exportar serveis, és el llistat de serveis resultant dels filtres seleccionats.
  • Exportar volumetria de tramitació, és el llistat de serveis tramitats fins a 24/06/2024.
• Veure la informació principal d’un servei: codi funcional, data de publicació, entitat que el presta, el número de bústies on hi és; i, també, visualitzar la fitxa amb la informació del Catàleg de serveis i tràmits.

 

 

La informació específica d'un servei es troba en 2 subseccions: Bústies, on pots assignar un servei a diverses bústies i Usuaris.

 

A la secció de Bústies inbox, pots crear i eliminar bústies; afegir-hi serveis i assignar-hi persones usuàries, tant individualment com de forma massiva a través d'uns arxiu csv. Si la teva entitat funciona amb unitats organitzatives i n’has creat alguna, també la podràs associar a una bústia.

Però la funció principal de les bústies és agrupar un conjunt de serveis i assignar-hi les persones usuàries que hi han d’accedir.

Sobre les bústies també pots:

Visualitzar relacions de bústies estructurades segons els filtres:

• Sense UO, si la bústia no té cap unitat organitzativa (UO) associada. T'apareix quan la teva entitat fa servir UO.
• UO, les diferents UO que s'han creat a la teva entitat. T'apareix quan es fan servis UO en la teva entitat.
• Sense persones usuàries
• Sense serveis

Exportar llistats de bústies, mitjançant la icona ... Hi ha dos exportacions preparades:

• Exportar bústies (filtres), aplicant-hi els filtres que calguin.
• Exportar bústies-serveis-usuaris (tots), on apareixen totes les bústies amb tots els serveis i persones usuàries assignades.

Crear bústies

 

Un cop seleccionada una bústia específica pots també fer les accions següents:

• Editar el nom, importar i exportar persones usuàries i serveis en un arxiu csv i eliminar-la, mitjançant la icona ...

 

 

La resta de la informació específica d’una bústia determinada es troba en 2 subseccions: Usuaris i Serveis.

• Subsecció Usuaris, pots assignar una a una les persones usuàries o massivament, a través d’un arxiu csv (des de ...)
• Subsecció Serveis, pots assignar serveis un a un o massivament, a través d’un arxiu csv (des de ...)

 

 

Secció Unitats organitzatives (UO). Per fer-les servir hauràs de tenir activada, a la secció General, l’opció Fer servir unitats organitzatives a l’entitat, que hauràs de sol·licitar a l’Administradora d’EACAT.

 

5.5 Avantatges i inconvenients

Avantatges d’utilitzar bústies a la teva entitat:

• Faciliten una gestió més ordenada dels accessos i són especialment útils en entitats amb molta tramitació i nombroses persones usuàries.
• Cada usuària només pot accedir i treballar en els serveis que té assignats a la seva bústia.
• Permeten organitzar i estructurar tant els serveis com les usuàries, mantenint una lògica clara sobre qui pot fer què.
• Afavoreixen la creació d’un sistema d’accés coherent i adaptat a l’estructura i a les necessitats de l’entitat.

 

Inconvenients d’utilitzar bústies:

• Requereixen un esforç inicial de configuració: cal definir la lògica de les bústies i assignar-hi correctament serveis i usuàries.
• Implica un manteniment continu, especialment quan es produeixen canvis d’usuàries o s’incorporen nous serveis.

 

 

6. Què has de saber si vols administrar la teva entitat sense bústies?

En aquest cas no cal que facis res. Però, és important que sàpigues, que totes les usuàries de la teva entitat tindran accés a tota la tramitació que es realitzi, sense cap mena de restricció.

Podràs visualitzar la secció General filter_vintage i treballar en les seccions Usuaris account_circle i Serveis folder_copy. Tant pel que fa a Usuaris com a Serveis podràs visualitzar llistats d’usuàries i les seves dades i permisos així com veure els llistats dels serveis i la fitxa de cadascun dels serveis de tramitació interadministrativa en el Catàleg. També, podràs exportar el llistat d'usuàries i de serveis.

 

6.1 Avantatges i inconvenients

Avantatges de no fer servir bústies a la teva entitat:

• És una opció adequada per a entitats petites o per a aquelles que prefereixen un accés obert, sense restriccions.
• Totes les usuàries veuen tots els serveis sense necessitat de cap configuració prèvia.
• No cal gestionar ni mantenir cap sistema d’accés, ja que no hi ha assignacions ni estructura de bústies.

 

Inconvenients de no fer servir bústies:

• Es disposa de menys control sobre els accessos, perquè totes les usuàries poden veure tots els serveis.
• Pot generar desordre o confusió quan hi ha molts serveis o moltes usuàries, ja que no hi ha cap estructura que organitzi l’accés.

 

7. Com pots exportar-te els llistats de serveis, persones usuàries i bústies?

Com a gestora de la teva entitat, pots descarregar-te la relació d'usuàries i de serveis en l'entitat. Prèviament, hauràs d'aplicar-hi els filtres que consideris oportuns abans d'efectuar la descàrrega.

Exporta la relació d’usuaris des d'Administració settings> EACAT Tràmits > Usuaris account_circle > icona … > Exportar usuaris en un arxiu .csv.

L'arxiu .csv tindrà el nom usuaris_ens_XX.csv i inclourà els camps següents:

Id: identificació de l'usuari dins d'EACAT.
• Identificador: número d'identificació personal de l'usuari.
• Nom: nom de l'usuari.

 

Exporta les relacions de serveis des d’Administració settings > EACAT Tràmits > Serveis folder_copy > icona … > Exportar serveis o Exportar volumetria de tramitació en un arxiu .csv.

 

 

• Exportar serveis: l'arxiu .csv tindrà el nom serveis-bustia-null.csv i inclourà els camps següents:
  
  • Codi_servei: codi identificatiu del servei.
  • Nom_servei: nom del servei.
  • Tema_servei, dins del qual s'emmarca el servei.
  • Subtema_servei, dins del qual s'emmarca el servei.
• Exportar volumetria de tramitació: l’arxiu .csv tindrà el nom serveis_tramitacio_XX.csv i inclourà els camps següents:
  
  • Nom_servei: nom del servei.
  • Codi_servei: codi identificatiu del servei.
  • Volum_tramitació: Número de tramitacions.
  • Destinatari: nom de l’entitat destinatària del servei.
  • Prestador: Nom de l’entitat prestadora del servei.
  • Servei_genèric

 

Exporta les relacions de bústies des d’Administració settings > EACAT Tràmits > Bústies inbox > icona … > Exportar bústies (filtrades) o Exportar bústies-serveis-usuaris (totes)

 

 

• Exportar bústies (filtrades): l'arxiu csv tindrà el nom busties.csv i inclourà els camps següents:
  
  • Id: codi identificatiu de la bústia<7li>
  • Nom: nom de la bústia
  • Usuaris: núm. de persones usuàries que té la bústia
  • Serveis, núm. de serveis que té la bústia
  • Id_unitat_organitzativa, codi identificatiu de la unitat organitzativa que té la bústia
  • Nom_unitat_organitzativa, nom de la unitat organitzativa que té la bústia.
• Exportar bústies-serveis-usuaris (totes): l'arxiu csv tindrà el nom bústies_serveis_usuaris.csv i inclourà els camps següents:
  
  • Codi_INE10: codi de l'entitat pública
  • Nom_entitat: nom de l'entitat pública
  • Nom_bústia: nom de la bústia
  • Codi_servei: nom del servei que hi ha a la bústia
  • Nom_servei: nom del servei que hi ha a la bústia
  • Identificador: identificador personal de la persona usuària
  • Nom_usuari: nom de la usuària

 

8. Què són les unitats organitzatives (UO)?

Són òrgans o unitats de treball de la teva entitat (per exemple: Alcaldia, Secretaria General, Delegacions, Comissions, grups de subvencions, etc.). Serveixen per personalitzar la petició genèrica i els serveis específics que la teva entitat presta, i permeten que només determinats grups de persones puguin gestionar les tramitacions adreçades a cada UO.

Si afegeixes una UO a una bústia on hi hem incorporat el servei Petició genèrica, totes les usuàries que estan a la bústia podran treballar amb les peticions genèriques corresponents a aquella UO.

 

 

8.1 Què vol dir que una UO sigui visible?

Si marques una UO com a visible, apareixerà com a destinatària quan altres entitats enviïn una petició genèrica a la teva entitat.

Per exemple, el Departament de la Presidència crea dues UO (Delegació de Terres de l’Ebre i Delegació de Girona) i les marca com a visibles, quan una entitat enviï una Petició genèrica podrà triar si l’adreça al Departament o directament a una d’aquestes delegacions.

 

8.2 Com es relacionen les UO amb les bústies?

Per controlar qui pot gestionar les Peticions genèriques rebudes per cada UO, cal configurar correctament les bústies.

De forma general, si no utilitzes UO, els serveis s’assignen a una bústia, i totes les persones afegides a aquella bústia podran gestionar la tramitació d’aquells serveis.

Així doncs:

• Si afegeixes una UO a una bústia on hi ha el servei petició genèrica o serveis específics que tu prestes; totes les usuàries d’aquella bústia podran gestionar les peticions adreçades a aquella UO.
• Per garantir una gestió eficient i correcta de les tramitacions, és recomanable crear tantes bústies com UO visibles tinguis. Això permet assignar clarament qui gestiona què i evitar confusions o accessos inadequats.