Copiar enllaç
1. Què és?
És la part de l'Espai de gestió on trobes informació bàsica de l'entitat i pots gestionar l'accés de les persones usuàries als serveis de tramitació interadministrativa a traves del sistema de bústies. Si ets persona gestora de l'entitat pots accedir-hi anant a Administració settings > EACAT Tràmits
L'Espai de gestió d'EACAT Tràmits s'organitza en 5 seccions:
General
Usuaris
Serveis
Bústies
Unitats organitzatives, si escau
Les gestores de l’entitat poden decidir com desitgen organitzar la seva entitat:
Amb bústies o sense bústies, en funció de si necessitem agrupar persones usuarìes i serveis.
Amb unitats organitzatives o sense unitats organitzatives.
Tot i això, si vols utilitzar unitats organitzatives, has de contactar amb la persona administradora d'EACAT per sol·licitar-ne l'activació.
Per la seva importància i per facilitar-te les teves tasques com a gestor/a, en el punt 4 i 5 t'explicitem què has de saber en funció de si organitzes la teva entitat en bústies o sense bústies, respectivament.
2. Qui pot treballar a l’Espai de gestió?
La persona gestora de l'entitat és qui té accés a l'Espai de gestió d'EACAT Tràmits.
3. Quin tipus de serveis hi ha?
Els serveis de tramitació interadministrativa que els defineix una entitat prestadora. Aquesta sovint és un departament de la Generalitat, tot i que també ho poden ser les entitats locals, entitats parlamentàries o altres organismes.
Els serveis de tramitació interadministrativa poden ser:
Els serveis específics es troben al Catàleg de serveis i tràmits, i els defineix una entitat prestadora per a un grup específic d'entitats destinatàries. Alguns exemples de serveis específics són:
PRE - Subvencions retribucions a càrrecs electes
CLT - OSIC - Subvencions – Lletres
SOC - Formació amb compromís de contractació
Els serveis genèrics són accessibles per a totes les entitats adherides a EACAT i per a qualsevol usuari amb els permisos corresponents. Alguns exemples de serveis genèrics són:
La petició genèrica (PGEN)
La petició d'informació, escrits i documents(PMAS)
La notificació – Comunicació electrònica de la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic.
4. Què has de saber si administres la teva entitat amb bústies?
Per fer servir les bústies has d'haver activat a la secció General l'opció Fer servir bústies a l'entitat. Això et permet treballar a la secció Bústies i també en les subseccions Bústies de les seccions Usuarisi Serveis.
4.1 Què són?
Les bústies són un nou sistema que permet organitzar una entitat en agrupacions temàtiques, orgàniques o funcionals de serveis i usuaris, a EACAT Tràmits. Són contenidors de serveis de tramitació interadministrativa als quals hi assignes usuaris.
Troba informació relacionada en EGT - Què són les bústies?
4.2 Què és la quota de bústies?
És el número de bústies assignades a la teva entitat.
L'administració d'EACAT serà qui et proporciona aquest número. Si necessites més bústies, després de considerar la lògica organitzativa en la teva entitat, pots sol·licitar-les a la persona administradora d'EACAT.
4.3 Què és la bústia global i per què serveix?
La bústia global es crea a la secció Bústies en seleccionar l'opció Fer servir bústies a l'entitat.
Les característiques que la diferencien de la resta de bústies concretes són que:
Es crea automàticament i no es pot eleiminar manualment.
N'hi ha una només per entitat.
Conté tots els serveis específics i genèrics de l'entitat, tant actuals com futurs.
No té cap persona usuària afegida, inicialment. Cal afegir-les.
Aquesta bústia permet que l'Administació d'EACAT hi incorpori tots els serveis de tamitació interadministrativa -actuals i futurs- que la teva entitat pot utilitzar. També, et possibilita assignar-hi determinades usuàries perquè tinguin accés a tots els serveis que s'activin al Catàleg i que siguin d'ús per a la teva entitat.
4.4 Quines seccions tens i que hi pots fer?
Pots treballar en 4 seccions: General, Usuaris, Serveis i Bústies; i, si la teva entitat funciona amb unitats organitzatives també.
A la secció General pots:
Activar l'opció Fer serveis bústies a l'entitat i veure la quota de bústies.
Visualitzar la informació bàsica de l'entitat i si tens activades les opcions:
Fer servir unitats organitzatives a l'entitat. Per poder utilitzar les UO cal sol·licitar-les a l'administradora d'EACAT.
Prestar serveis de tramitació. Si és així hi haurà moments en què la teva entitat pot actuar com a prestadora de serveis de tamitació interadministrativa.
A la secció Usuaris, l'acció més important que pots fer és assignar persones usuàries a una bústia, des de la subsecció Bústies.
Sobre les usuàries també pots:
Cercar-les pel nom o per l'identificador.
Aplicar filtres per acotar els resultats segons: Estat, Assignació, Permís i Sense permís bàsic.
Veure la informació principal de cada usuària: nom, identificador, permisos i nombre de bústies assignades.
Accedir al detall d'una usuària fent clic a la fletxa situada al final de la seva fila.
Exportar el llistat d'usuaris/àries, mitjançant la icona …, després d'haver aplicat els filtres que necessitis.
La gestió completa de les usuàries (creació, modificació, eliminació, activació/desactivació) només es fa des de l'administració de Serveis AOC.
Quan entres al detall d'una persona usuària hi ha 3 subseccions: General, Bústies i Serveis, en les quals pots:
Subsecció General, veure les dades de les usuàries i els seus permisos.
Subsecció Bústies, assignar o treure una usuària a diferents bústies que hagis creat prèviament.
Subsecció Serveis, consultar els serveis als quals té accés la persona usuària i veure la fitxa del servei per si necessites més informació.
A la secció Serveis, l'acció més importat és afegir serveis de tramitació interadministrativa a una bústia, des de la subsecció Bústies.
Sobre els serveis també pots:
Cercar serveis
Veure la relació de serveis estructurada segons els filtres següents:
Soc prestadora / No soc prestadora de servei
Bústia (Tots / Amb bústia / Sense bústia).
Publicació, permet establir un període.
Tipus de serveis (Tots / Específic / Genèric).
Prestadora, permet seleccionar més d'una entitat.
Destinatària (Tots / Soc destinatària /No soc destinatària).
Els filtres Prestadora i Destinatària no apareixen en cas que la teva entitat sigui prestadora de serveis i es tracti de serveis prestats per ella.
Exportar relacions de serveis a la icona …:
Exportar serveis, és el llistat de serveis resultant dels filtres seleccionats.
Exportar volumetria de tramitació, és el llistat de serveis tramitats fins a 24/06/2024.
Visualitzar en cada servei la fitxa amb la informació del Catàleg de serveis i tràmits.
La resta de la informació específica d'un servei determinat es troba en 2 subseccions: Bústies i Usuaris.
A la secció de Bústies, pots crear-ne; eliminar-ne; i assignar-hi persones usuàries i afegir-hi serveis, una a una o de forma massiva a través d'uns arxiu csv. Si la teva entitat funciona amb unitats organitzatives i en tens creada alguna, si escau, podràs afegir-la a una bústia.
Sobre les bústies també pots:
Visualitzar relacions de bústies estructurades segons els filtres:
Sense UO, si la bústia no té cap unitat organitzativa (UO) associada. T'apareix quan la teva entitat fa servir UO.
UO, les diferents UO que s'han creat a la teva entitat. T'apareix quan es fan servis UO en la teva entitat.
Sense persones usuàries/li>
Sense serveis
Exportar llistats de bústies, mitjançant la icona ..., aplicant-hi prèviament els filtres que necessitis.
Crear bústies
Un cop seleccionada una bústia específica pots també fer les accions següents:
Editar el nom, importar i exportar persones usuàries i serveis en un arxiu csv i eliminar-la, mitjançant la icona ...
La resta de la informació específica d’una bústia determinada es troba en 2 subseccions: Usuaris i Serveis.
Subsecció Usuaris, pots assignar una a una les persones usuàries o massivament, a través d’un arxiu csv (des de ...)
Subsecció Serveis, pots assignar serveis un a un o massivament, a través d’un arxiu csv (des de ...)
Pots assignar serveis i persones usuàries a les bústies que has creat; en canvi, a la bústia global només pots assignar usuàries, perquè quan es crea ja té tots els serveis assignats.
Secció Unitats organitzatives (UO). Per fer-les servir hauràs de tenir activada a la secció General l’opció Fer servir unitats organitzatives a l’entitat.
4.5 Avantatges i inconvenients
Avantatges d’utilitzar bústies a la teva entitat:
- Faciliten una gestió més ordenada dels accessos, especialment útil en entitats amb molta tramitació i nombroses persones usuàries.
- Cada usuària només pot accedir i treballar en els serveis que té assignats a la seva bústia.
- Permeten organitzar i estructurar tant els serveis com les persones usuàries, mantenint una lògica clara sobre qui pot fer què.
- Afavoreixen la creació d’un sistema d’accés coherent i adaptat a l’estructura i a les necessitats de l’entitat.
Inconvenients d’utilitzar bústies:
- Requereixen un esforç inicial de configuració: cal definir la lògica de les bústies i assignar-hi correctament serveis i persones usuàries.
- Implica un manteniment continu, especialment quan es produeixen canvis d’usuàries o s’incorporen nous serveis.
5. Què has de saber si vols administrar la teva entitat sense bústies?
En aquest cas no cal que facis res. Però, es important que sàpigues, que totes les persones usuàries de la teva entitat tindran accés a tota la tramitació que es realitzi, sense cap mena de restricció.
Podràs visualitzar la secció General i treballar en les seccions Usuaris i Serveis.
Tant pel que fa a Usuaris com a Serveis podras visualitzar llistats d’usuàries i les seves dades i permisos així com veure els llistats dels serveis i la fitxa de cadascun dels serveis de tramitació interadministrativa en el Catàleg. També, podràs exportar el llistat de persones usuàries i de serveis.
5.1 Avantatges i inconvenients
Avantatges de no fer servir bústies a la teva entitat:
- És una opció adequada per a entitats petites o per a aquelles que prefereixen un accés obert sense restriccions.
- Totes les usuàries veuen tots els serveis sense necessitat de cap configuració prèvia.
- No cal gestionar ni mantenir cap sistema d’accés, ja que no hi ha assignacions ni estructura de bústies.
Inconvenients de no fer servir bústies:
- Es disposa de menys control sobre els accessos, perquè totes les persones usuàries poden veure tots els serveis.
- Pot generar desordre o confusió quan hi ha molts serveis o moltes persones usuàries, ja que no hi ha cap estructura que organitzi l’accés.
6. Com pots exportar-te els llistats de serveis i persones usuàries?
Com a gestor/a de la teva entitat, pots descarregar-te la relació d'usuaris i de serveis en l'entitat. Prèviament, hauràs d'aplicar-hi els filtres que consideris oportuns per efectuar la descàrrega.tens la capacitat de descarregar-te la relació d’usuaris, la relació de serveis o la relació de bústies de la teva entitat. Prèviament, hauràs d'aplicar-hi els filtres que consideris oportuns per efectuar la descàrrega.
Exporta la relació d’usuaris des d’Administració settings > EACAT Tràmits > account_circle Usuaris > icona … > Exportar usuaris en un arxiu .csv.
L'arxiu .csv tindrà el nom usuaris_ens_XX.csv i inclourà els camps següents:
- Id: identificació de l'usuari dins d'EACAT.
- Identificador: número d'identificació personal de l'usuari.
- Nom: nom de l'usuari.
Exporta les relacions de serveis des d’Administració settings > EACAT Tràmits > Serveis > icona … > Exportar serveis o Exportar volumetria de tramitació en un arxiu .csv.
- Exportar serveis: l'arxiu .csv tindrà el nom serveis-bustia-null.csv i inclourà els camps següents:
- Codi_servei: codi identificatiu del servei.
- Nom_servei: nom del servei.
- Tema_servei, dins del qual s'emmarca el servei.
- Subtema_servei, dins del qual s'emmarca el servei.
- Exportar volumetria de tramitació: l’arxiu .csv tindrà el nom serveis_tramitacio_XX.csv i inclourà els camps següents:
- Nom_servei: nom del servei.
- Codi_servei: codi identificatiu del servei.
- Volum_tramitació: Número de tramitacions.
- Destinatari: nom de l’entitat destinatària del servei.
- Prestador: Nom de l’entitat prestadora del servei.
- Servei_genèric
7. Què són les unitats organitzatives (UO)?
Són òrgans o unitats de treball de la teva entitat (per exemple: Alcaldia, Secretaria General, Delegacions, Comissions, grups de subvencions, etc.).
Serveixen per personalitzar la petició genèrica i els serveis específics que la teva entitat presta, i permeten que només determinats grups de persones puguin gestionar les tramitacions adreçades a cada UO. Si afegeixes una UO a una bústia on hi hem incorporat el servei Petició genèrica, totes les usuàries que estan a la bústia podran treballar amb les peticions genèriques corresponents a aquella UO.
7.1 Què vol dir que una UO sigui visible?
Si marques una UO com a visible, apareixerà com a destinatària quan altres entitats enviïn una petició genèrica a la teva entitat.
Per exemple, el Departament de la Presidència crea dues UO (Delegació de Terres de l’Ebre i Delegació de Girona) i les marca com a visibles, quan una entitat enviï una Petició genèrica podrà triar si l’adreça al Departament o directament a una d’aquestes delegacions.
7.2 Com es relacionen les UO amb les bústies?
Per controlar qui pot gestionar les Peticions genèriques rebudes per cada UO, cal configurar correctament les bústies.
De forma general, si no utilitzes UO, els serveis s’assignen a una bústia, i totes les persones afegides a aquella bústia podran gestionar la tramitació d’aquells serveis.
Així doncs:
- Si afegeixes una UO a una bústia on hi ha el servei petició genèrica o serveis específics que tu prestes; totes les persones usuàries d’aquella bústia podran gestionar les peticions adreçades a aquella UO.
- Per garantir una gestió eficient i correcta de les tramitacions, és recomanable crear tantes bústies com UO visibles tinguis. Això permet assignar clarament qui gestiona què i evitar confusions o accessos inadequats.
Les UO només es poden afegir a bústies que tinguin serveis prestats per la teva entitat, com la petició genèrica. No es poden utilitzar UO en bústies que també continguin serveis dels quals la teva entitat és consumidora. És a dir, les UO només s'apliquen als serveis que tu gestiones, no als que reps d’altres.