EGT - ¿Qué es la administración de EACAT Trámites?

En la sección Servicios folder_copy , la acción más importante es añadir servicios de tramitación interadministrativa a un buzón, desde la subsección Buzones, para que puedan acceder las personas usuarias asociadas a ese buzón.

Sobre los servicios también puedes:

• Buscar servicios
• Ver la relación de servicios estructurada según los siguientes filtros:
  
  • Soy prestamista / No soy prestamista de servicio
    Al seleccionar el filtro No soy prestamista , aparecen los filtros Prestadora y Destinataria .
  • Buzón (Todos / Con buzón / Sin buzón).
  • Publicación , permite establecer un período.
  • Tipo de servicios (Todos / Específico / Genérico).
  • Prestadora , permite seleccionar más de una entidad.
  • Destinataria (Todos / Soy destinataria / No soy destinataria).
• Exportar relaciones de servicios en el icono …:
  
  • Exportar servicios , es el listado de servicios resultante de los filtros seleccionados.
  • Exportar volumetría de tramitación , es el listado de servicios tramitados hasta el 24/06/2024.
• Ver la información principal de un servicio: código funcional, fecha de publicación, entidad que lo presta, el número de buzones en los que está; y, también, visualizar la ficha con la información del Catálogo de servicios y trámites.

La información específica de un servicio se encuentra en 2 subsecciones: Buzones , donde puedes asignar un servicio a varios buzones y Usuarios .

En la sección de Buzones inbox , puedes crear y eliminar buzones; añadir servicios y asignar personas usuarias , tanto individualmente como de forma masiva a través de un archivo csv. Si tu entidad funciona con unidades organizativas y has creado alguna, también podrás asociarla a un buzón.

Pero la función principal de los buzones es agrupar un conjunto de servicios y asignar a los usuarios que deben acceder a ellos .

Sobre los buzones también puedes :

Una vez seleccionado un buzón específico puedes también realizar las siguientes acciones:

• Editar el nombre, importar y exportar personas usuarias y servicios en un archivo csv y eliminarlo, mediante el icono ...

El resto de la información específica de un buzón determinado se encuentra en 2 subsecciones: Usuarios y Servicios .

• Subsección Usuarios , puedes asignar una a una las personas usuarias o masivamente, a través de un archivo csv (desde ...)
• Subsección Servicios , puedes asignar servicios uno a uno o masivamente, a través de un archivo csv (desde ...)

Sección Unidades organizativas (UO) . Para utilizarlas deberás tener activada, en la sección General , la opción Utilizar unidades organizativas en la entidad , que deberás solicitar a la Administradora de EACAT.

5.5 Ventajas e inconvenientes

Ventajas de utilizar buzones en tu entidad:

• Facilitan una gestión más ordenada de los accesos y son especialmente útiles en entidades con mucha tramitación y numerosas personas usuarias.
• Cada usuaria sólo puede acceder y trabajar en los servicios que tiene asignados en su buzón.
• Permiten organizar y estructurar tanto los servicios como las usuarias, manteniendo una clara lógica sobre quién puede hacer qué.
• Favorecen la creación de un sistema de acceso coherente y adaptado a la estructura y necesidades de la entidad.

Inconvenientes de utilizar buzones:

• Requieren un esfuerzo inicial de configuración: es necesario definir la lógica de los buzones y asignar correctamente servicios y usuarias.
• Implica un continuo mantenimiento, especialmente cuando se producen cambios de usuarias o se incorporan nuevos servicios.

6. ¿Qué debes saber si quieres administrar tu entidad sin buzones?

En este caso no hace falta que hagas nada. Sin embargo, es importante que sepas, que todas las usuarias de tu entidad tendrán acceso a toda la tramitación que se realice, sin ningún tipo de restricción.

Podrás visualizar la sección General y trabajar en las secciones Usuarios account_circle y Serveis folder_copy . Tanto en cuanto a Usuarios como a Servicios podrás visualizar listados de usuarias y sus datos y permisos así como ver los listados de los servicios y la ficha de cada uno de los servicios de tramitación interadministrativa en el Catálogo. También podrás exportar el listado de usuarias y servicios.

6.1 Ventajas e inconvenientes

Ventajas de no utilizar buzones en tu entidad:

• Es una opción adecuada para entidades pequeñas o para aquellas que prefieren un acceso abierto, sin restricciones.
• Todas las usuarias ven todos los servicios sin necesidad de ninguna configuración previa.
• No es necesario gestionar ni mantener ningún sistema de acceso , ya que no existen asignaciones ni estructura de buzones.

Inconvenientes de no utilizar buzones:

• Se dispone de menos control sobre los accesos , porque todas las usuarias pueden ver todos los servicios.
• Puede generar desorden o confusión cuando existen muchos servicios o muchas usuarias, ya que no existe ninguna estructura que organice el acceso.

7. ¿Cómo puedes exportarte los listados de servicios, usuarios y buzones?

Como gestora de tu entidad, puedes descargarte la relación de usuarias y servicios en la entidad. Previamente, deberás aplicar los filtros que consideres oportunos antes de efectuar la descarga.

Exporta la relación de usuarios desde Administración settings > EACAT Trámites > Usuarios account_circle > icono … > Exportar usuarios en un archivo .csv.

El archivo .csv tendrá el nombre usuarios_ens_XX.csv e incluirá los siguientes campos:

Id: identificación del usuario dentro de EACAT.
• Identificador: número de identificación personal del usuario.
• Nombre: nombre del usuario.

Exporta las relaciones de servicios desde Administración settings > EACAT Trámites > Servicios folder_copy > icono … > Exportar servicios o Exportar volumetría de tramitación en un archivo .csv.

• Exportar servicios: el archivo .csv tendrá el nombre servicios-bustia-null.csv e incluirá los siguientes campos:
  
  • Código_servicio: código identificativo del servicio.
  • Nombre_servicio: nombre del servicio.
  • Tema_servicio, dentro del cual se enmarca el servicio.
  • Subtema_servicio, dentro del cual se enmarca el servicio.
• Exportar volumetría de tramitación: el archivo .csv tendrá el nombre serveis_tramitacio_XX.csv e incluirá los siguientes campos:
  
  • Nombre_servicio: nombre del servicio.
  • Código_servicio: código identificativo del servicio.
  • Volumen_tramitación: Número de tramitaciones.
  • Destinatario: nombre de la entidad destinataria del servicio.
  • Prestador: Nombre de la entidad prestamista del servicio.
  • Servicio_genérico

Exporta las relaciones de buzones desde Administración settings > EACAT Trámites > Buzones inbox > icono … > Exportar buzones (filtrados) o Exportar buzones-servicios-usuarios (todos)

• Exportar buzones (filtrados): el archivo csv tendrá el nombre buzones.csv e incluirá los siguientes campos:
  
  • Id: código identificativo del buzón<7li>
  • Nombre: nombre del buzón
  • Usuarios: núm. de personas usuarias que tiene el buzón
  • Servicios, núm. de servicios que tiene el buzón
  • Id_unitat_organitzativa, código identificativo de la unidad organizativa que tiene el buzón
  • Nombre_unidad_organizativa, nombre de la unidad organizativa que tiene el buzón.
• Exportar buzones-servicios-usuarios (todos): el archivo csv tendrá el nombre buzones_servicios_usuarios.csv e incluirá los siguientes campos:
  
  • Código_INE10: código de la entidad pública
  • Nombre_entidad: nombre de la entidad pública
  • Nombre_buzón: nombre del buzón
  • Código_servicio: nombre del servicio que hay en el buzón
  • Nombre_servicio: nombre del servicio que hay en el buzón
  • Identificador: identificador personal de la persona usuaria
  • Nombre_usuario: nombre de la usuaria

8. ¿Qué son las unidades organizativas (UO)?

Son órganos o unidades de trabajo de tu entidad (por ejemplo: Alcaldía, Secretaría General, Delegaciones, Comisiones, grupos de subvenciones, etc.). Sirven para personalizar la petición genérica y los servicios específicos que tu entidad presta, permitiendo que sólo determinados grupos de personas puedan gestionar las tramitaciones dirigidas a cada UO.

Si añades una UO a un buzón en el que hemos incorporado el servicio Petición genérica, todas las usuarias que están en el buzón podrán trabajar con las peticiones genéricas correspondientes a aquella UO.

8.1 ¿Qué significa que una UO sea visible?

Si marcas una UO como visible, aparecerá como destinataria cuando otras entidades envíen una petición genérica a su entidad.

Por ejemplo , el Departamento de la Presidencia crea dos UO (Delegación de Tierras del Ebro y Delegación de Girona) y las marca como visibles, cuando una entidad envíe una Petición genérica podrá elegir si la dirección en el Departamento o directamente en una de estas delegaciones.

8.2 ¿Cómo se relacionan las UO con los buzones?

Para controlar quién puede gestionar las Peticiones genéricas recibidas por cada UO, es necesario configurar correctamente los buzones.

De forma general, si no utilizas UO, los servicios se asignan a un buzón, y todas las personas añadidas a ese buzón podrán gestionar la tramitación de aquellos servicios.

Así pues:

• Si añades una UO a un buzón donde se encuentra el servicio petición genérica o servicios específicos que tú prestas; todas las usuarias de ese buzón podrán gestionar las peticiones dirigidas a aquella UO.
• Para garantizar una gestión eficiente y correcta de las tramitaciones, es recomendable crear tantos buzones como UO visibles tengas. Esto permite asignar claramente a quien gestiona qué y evitar confusiones o accesos inadecuados.

Las UO sólo se pueden añadir a buzones que tengan servicios prestados por tu entidad, como la petición genérica. No se pueden utilizar UO en buzones que también contengan servicios de los que tu entidad es consumidora. Es decir, las UO sólo se aplican a los servicios que tú gestionas, no a los que recibes de otros.