FAQ 30 EGT - ¿Qué son las unidades organizativas?

1. ¿Qué son y para qué sirven?

Las UO son órganos o unidades de trabajo en tu entidad que sirven para territorializar servicios específicos o personalizar la petición genérica. Por ejemplo, pueden organizar tu entidad en torno a órganos como la Alcaldía, Secretaría General, delegaciones territoriales, Grupo de subvenciones X, Comisión, etc.

Se pueden clasificar según diferentes criterios:

Según su funcionalidad :

• UO de entidad prestamista : sirven para territorializar un servicio creado. Las crea una entidad prestamista, que habitualmente son los departamentos de la Generalidad de Cataluña o algunas de sus entidades dependientes.
• Las demás UO : Sirven para disgregar a una entidad. Son las más comunes, siendo el caso de uso más extendido el de la petición genérica, que permite seleccionar una unidad organizativa tanto en el origen como en el destino para que el trámite llegue más directamente.

Según su visibilidad :

• Visibles : el resto de entidades que no las han creado pueden verlas y utilizarlas.
• No visibles : sólo las ve la entidad que las crea.

Según las características implícitas :

• Principal : se crea automáticamente por aquellas entidades que utilizan unidades organizativas. Cogen el nombre de la entidad y no se pueden eliminar ni cambiar. Están siempre activas y visibles.
• Secundarias : Las crea el gestor/a de la entidad siguiendo una lógica orgánica. Pueden ser visibles o no. Cuando se refieren a UO de entidad prestamista, necesarias para territorializar un servicio, es necesario seleccionar el Id Centre también (la entidad está integrada en el Registro S@RCAT) .

2. ¿Cómo se configura una entidad para que funcione con UO?

El administrador/a de EACAT es quien activa la opción Usar unidades organizativas en la entidad . A partir de ahí, el gestor/a puede trabajar dentro de la sección Unidades organizativas .

Una vez activadas las UO, se crea automáticamente la UO principal con el nombre de la entidad y unas características especiales.

3. ¿Quién crea y gestiona las UO?

El gestor/a es quien crea y gestiona las unidades organizativas (UO) en la entidad.

¿Cómo activas o desactivas una UO?

1. Accede a Administración settings > EACAT Trámites > Unidades organizativas
2. Selecciona una determinada UO.
3. En el icono ... pulsa Activar o Desactivar en función del estado de la UO.

Cuando desactivas una UO no puedes vincularla a un servicio, buzón o petición genérica.

4. ¿Cómo creas una UO?

1. Accede a Administración settings > EACAT Trámites > Unidades organizativas > Crear UO
2. Se abre un formulario donde debes introducir la siguiente información:
   
   • Nombre de la UO, que puedes editarlo y modificarlo
   • Visibilidad, que decide si quieres que la UO sea o no visible para el resto de entidades.
   • Id Centre (código identificativo del centro físico de la Oficina de registro), sólo si la entidad está integrada con el Registro S@RCAT. Si la entidad no está integrada con S@RCAT, este punto no será necesario.

5. ¿Cómo eliminas una UO?

1. Accede a Administración settings > EACAT Trámites > Unidades organizativas
2. Selecciona una determinada UO.
3. En el icono ... pulsa Eliminar

6. ¿Cómo relacionas un grupo de personas usuarias con una UO?

Las unidades organizativas se relacionan con servicios y personas usuarias a través de los buzones. En un buzón, añades servicios, usuarias y UO. Todas las usuarias del buzón pueden ver los servicios asociados y están relacionados con una unidad organizativa de la entidad.

La funcionalidad de una UO dentro del buzón es diferente según su naturaleza:

• Las UO de entidad prestamista sirven para territorializar un servicio. Se colocan en el buzón correspondiente de la entidad prestamista del servicio.
• Las demás UO están relacionadas con la activación de la petición genérica en una entidad (PGEN). En este caso, la UO delimita las peticiones genéricas que pueden verse en un buzón. Si no pones la UO, todas las personas usuarias del buzón verán todas las PGEN que llegan a tu entidad. En cambio, poniendo la UO, sólo verán las PGEN que han seleccionado como origen o destino la UO del buzón.

7. ¿Cómo territorializas un servicio?

Si tu entidad es prestamista de servicios y está integrada con S@RCAT, puedes utilizar las unidades organizativas para territorializar un servicio que creas. Se trata de las UO de entidad prestamista que se ha explicado en el punto 1.

A continuación te presentamos un caso de uso que esperamos que te sea de utilidad para entender su funcionamiento:

Territorializar un servicio

1. Crea un servicio del Departamento Cultura, con el título CLT - Servicio de Cultura - Territorializado (prueba), que deben gestionar los servicios territoriales del Departamento. Por tanto, hay que territorializarlo.
2. Accede al Espacio de gestión > Unidades organizativas y crea 8 UO, una para cada servicio territorial. Rellenamos el formulario para cada UO con los siguientes detalles:
   • Nombre de la UO, que es nombre del servicio territorial.
   • Visible , para que pueda verla cualquier entidad.
   • Id Centre, asignamos uno para cada UO.
     captura
3. En la configuración de cada UO, las asignas al servicio que estás creando ( CLT - Servicio de Cultura - Territorializado (prueba) ).
4. Ir a Configuración > Destinatarios > Nos
5. Selecciona el servicio territorial y en el icono more_vert elige Importar archivo.csv :
   
   • Aparece la ventana Asignar destinatarios al servicio .
   • Descarga el archivo Destinatarios del servicio.csv .
   • Rellena el archivo descargado con los datos requeridos: Código oficial de cada entidad y el nombre de las comarcas que pertenecen al ámbito territorial del servicio territorial, asignándolas a la UO correspondiente tal y como se indica en la tabla.
   • Guarda el archivo rellenado en nuestro ordenador.
   • Asigna cada comarca a su UO, una a una.
     captura

Cada UO contiene las comarcas que se indican en la siguiente tabla:

Asignar personas usuarias

Una vez completado este proceso, es necesario asignar usuarios/arias. Para ello, crea un buzón para cada servicio territorial (para cada UO), donde se pondrá el mismo servicio para todos los buzones, así como los usuarios y la UO correspondiente. De este modo, se une el servicio con el territorio y las usuarias de ese territorio.

1. Accede al Espacio de gestión > Buzones > crear buzón > y crea un buzón para cada servicio territorial, que tendrá el mismo nombre que las UO: captura
   
   • ST en el Penedès de Cultura
   • ST en el Alt Pirineu y Aran de Cultura
   • ST en la Cataluña Central de Cultura
   • ST en Barcelona de Cultura
   • ST en Gerona de Cultura
   • ST en las Tierras del Ebro de Cultura
   • ST en Tarragona de Cultura
   • ST en Lleida de Cultura
2. Añade el servicio a cada buzón desde el Espacio del gestor > Buzones > Selecciona el buzón. Servicio > selecciona el servicio que quieres asignar al buzón y activamos el interruptor. De esta forma, el servicio en cuestión se encuentra dentro del buzón que has seleccionado.
3. Añade las personas usuarias desde el Espacio del gestor > Buzones > Seleccione el buzón > account_circle Usuarios > Elige a la persona y activa el interruptor.

Añadir la UO al buzón

Añades la UO al buzón desde el Espacio de gestión > Buzones > Selecciona uno de los buzones.
Entre el título del buzón y las subsecciones ( Usuarios y Servicios ) se encuentra el desplegable Unidad organizativa de los servicios prestados para seleccionar la UO del territorio. Son UO de entidad prestamista porque se han asignado a un servicio territorializado. Por ejemplo, si seleccionas el Buzón ST en Barcelona de Cultura , seleccionas la UO ST en Barcelona de Cultura .
captura

Eliminar una UO

Las UO asignadas a un servicio no se pueden eliminar desde el Espacio de gestión. Hay que desasignarlas primero del Espacio de prestación :

• Accede al Espacio de prestación > Selecciona el servicio > Configuración del servicio > Unidades de prestamista

Sólo entonces podrás eliminar la UO:

• Espacio de gestión > Unidades organizativas > selecciona la UO > Pulsa ... > Eliminar

8. ¿Cómo disgregas una entidad en UO?

Si eres el gestor/a, puedes disgregar a la entidad en unidades organizativas. Esta funcionalidad resulta especialmente útil en casos como el de la petición genérica.

A continuación te presentamos un caso de uso que esperamos que sea de utilidad para entender el funcionamiento.

Caso de uso

En el Ayuntamiento de Abrera queremos utilizar las unidades organizativas (UO). Como ayuntamiento, tenemos el servicio genérico de la petición genérica (PGEN) y queremos que las personas que las envían puedan enviarlas directamente a una UO específica.

1. Como gestor/a de la entidad, solicitas al administrador/a de EACAT la activación de la opción Usar unidades organizativas en la entidad .
2. Una vez que esta opción esté activada, observarás que se ha creado automáticamente la UO principal, la cual toma el nombre de la entidad.
3. Ahora creas algunas unidades organizativas porque necesitas que varios organismos, que carecen de una estructura muy compleja y que no están asociados a EACAT, reciban las PGEN directamente.
4. Crea las UO con el nombre de los organismos como el Patronato Municipal de Deportes o el Patronato Municipal de Música. Estas UO serán visibles para que otras entidades puedan visualizarlas y dirigir las PGEN hacia los patronatos correspondientes.
5. Crea un buzón para cada UO con el mismo nombre. Esto facilitará la gestión y permitirá a las personas usuarias ver sólo los servicios relacionados con el organismo al que están asignados.
6. Asigna usuarias a cada uno de los 2 buzones.
7. Asigna los servicios, incluido el servicio genérico de la PGEN, a cada uno de los buzones.

Hasta ahora, hemos conseguido que las usuarias de cada buzón vean los servicios asignados a cada uno. En el caso de la PGEN, como tenemos el servicio genérico asignado, las usuarias verían todas las PGEN que llegan al Ayuntamiento de Abrera. Por eso es vital asignar una UO a cada buzón. Esta UO restringe las PGEN que las usuarias pueden ver garantizando que sólo reciban las que son relevantes para su ámbito de responsabilidad.