1. ¿Qué es la Guía de Implantación?

La Guía de implantación del proyecto Representa es un documento para los usuarios del servicio, destinado a facilitar la implantación i puesta en funcionamiento , dentro de su organización, del registro electrónico de apoderamientos en cumplimiento de lo previsto a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el reglamento de actuación i funcionamiento del sector públic por medios electrónicos.

Esta Guía realiza una serie de recomendaciones para a cada una de las siguientes actuaciones:

  • ¿Qué es un registro electrónico de apoderamientos?
  • L'alta al servicio.
  • Parametrizar Representa.
  • Aspectos vinculados con expedientes, trámites i formularios.
  • Integraciones.
  • Formación del personal.
  • Regulación.
  • Operativa del servicio.
  • Difusión.

Está elaborada a partir de experiencias prácticas de diversas Administraciones públicas catalanas, i contiene cuestiones de carácter técnico, organizativo i procedimental. También dispone del <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/ca/categories/4417809771025-Documentaci%25C3%25B3" target="_blank"> rel= por a más información sobre otras cuestiones del servicio.

2. ¿Qué es un registro electrónico de apoderamientos?

El Registro Electrónico de Apoderamientos, creado por la Ley 39/2015, de 1 de octubre (art.6), permite inscribir las representaciones que los ciudadanos, profesionales i empresas otorgan a terceros para actuar en su nombre ante las Administraciones Públiques. El Representa es un registro electrónico de apoderamientos común de todos los entes usuarios del servicio (más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809777553__TRA__0_ _Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-i-qu%25C3%25A8-fa-el-Representa-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Qué es i qué hace el Representa? ).

El Representa sólo es una de las diferentes vías válidas en derecho de acreditar que una persona es representante de otra (art.5 Ley 39/2015, de 1 de octubre) (más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809777553__TRA__0_ _Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-i-qu%25C3%25A8-fa-el-Representa-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Qué es i qué hace el Representa? apartado “¿La inscripción es obligatoria para acreditar una representación?”).

El servicio Representa presenta dos entornos, a banda de la posibilidad de integración vía webservice:

  • Portal empleado públic: a través de l'EACAT por a:
    • Gestionar representaciones en nombre de la ciudadanía (altas, bajas i aceptaciones).
    • Consultar representaciones en procedimiento administrativo.
  • Portal ciudadanía: a a través de una url personalizada por a cada ente, por a la gestión de las representaciones por parte de la ciudadanía i empresas. En relación con los sujetos obligados a relacionar-se electrónicamente con l'administración, deben utilizar esta vía. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417801370129-Com-es-crea-una-representa2 target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo se crea una representación? apartado “¿Las empresas deben gestionar las representaciones por vía electrónica”?.

¿Qué no es el Representa?

  • No es un registro de funcionarios habilitados. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809777553__TRA__0_ _Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-i-qu%25C3%25A8-fa-el-Representa-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Qué es i qué hace el Representa? apartado “¿Es necesario registrar la representación de un funcionario habilitado a Representa?”).
  • No es un registro administrativo. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809777553__TRA__0_ _Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-i-qu%25C3%25A8-fa-el-Representa-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Qué es i qué hace el Representa? apartado “El servicio ¿Representa es un registro administrativo?”).
  • No es un registro de asociaciones. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809777553__TRA__0_ _Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-i-qu%25C3%25A8-fa-el-Representa-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Qué es i qué hace el Representa? apartado “¿Representa permite incorporar las representaciones recogidas en registros de asociaciones municipales?”).

Tipos informativos de l'herramienta:

    • Decálogo del Representa: 10 ideas para conocer el servicio
    • Representaciones i capacidades. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417801368593-Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-una-representaci%2 rel="noopener noreferrer">¿Qué es una representación? apartado “Tipo de apoderamientos”).
    • ¿Qué estados tienen las representaciones? (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417801368593-Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-una-representaci%2 rel="noopener noreferrer">¿Qué es una representación? apartado “Cuáles son los estados posibles de una representación”).
    • ¿Está integrado con Apodera, el Registro Mercantil i de la Propiedad? (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809777553__TRA__0_ _Qu%25C3%25A8-%25C3%25A9s-i-qu%25C3%25A8-fa-el-Representa-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Qué es i qué hace el Representa? apartado “¿Está integrado con Apodera, el Registro Mercantil i de la Propiedad?”.

3. Pasos para dar-se de alta en el servicio

Consulte <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809786769-Empecemos-con-el-Representa" target=" noreferrer">Empezamos con el Representa apartado “¿Cómo puedo solicitar el servicio Representa?” para dar-vos de alta.

Para rellenar el formulario de alta, decida :

      1. Qué catálogo utilizará :
        • Catálogo propio: deberá parametrizar-lo según l'apartado 3 . Cómo se parametriza REPRESENTA .
        • Catálogo genérico de Representa que se ofrece por defecto desde el servicio. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809783697-Com_ _TRA__0__puc-gestionar-el-cat%25C3%25A0leg-de-tr%25C3%25A0mits-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo puedo gestionar el catálogo de trámites? apartado “Catálogo de trámites”).
      2. La modalidad de uso del servicio :
        • Usuarios directos.
        • <a href="https://suport-integradores.aoc.cat/hc/es/articles/4416407051665-Qué-datos- necesita-el-Consorcio-AOC-por-integrar-me-con-el-servicio-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Integración con sistemas propios , según se indica a l'apartado 5. Integraciones .

Tenga en cuenta que l'envío del formulario a través de EACAT implica:

      1. L'aceptación de las <a href="https://www.aoc.cat/condicions-prestacio-servicios-aoc/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Condiciones generales (en la mayoría de casos ya estará aprobado por l'uso de otros servicios) i de las <a href="https://www.aoc.cat/wp-content/uploads/2015/11/cond-especifiques-representa_13032019-v2.pdf" target="_blank" rel=" .
      2. L'aprobación de l'Acuerdo de corresponsabilidad en el tratamiento de datos personales. Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809786769-Empezamos-con-el-Representa" target="_ con el Representa apartado “Acuerdo de corresponsabilidad”.

Es recomendable que l'órgano competente del suyo nos apruebe la <a href="https://suport-50sombras.aoc.cat/hc/articles/21026209810333-Com-podem-assis tiro-a-la-ciudadanía-en-l-%C3%BAs-de los-medios-electr%C3%B2nics" target="_blank" rel="noopener noreferrer">creación del Registro de Funcionarios Habilitados i, si procede, la correspondiente regulación: las personas que actuarán como a gestores del servicio i realizarán tramitación atendida desde REPRESENTA tendrán que tener este rol (tal i como se indica a l apartado 3. Cómo se parametriza REPRES .

Puede utilizar el <a href="https://suport-eacat.aoc.cat/hc/es/articles/4414391247377-Manual-del-Registro-de-funcionarios-habilitados__TRA__0 rel="noopener noreferrer">módulo de Registro de Funcionarios Habilidades de EACAT , disponible para a todos los usuarios a l'apartado “ mi ente ” (no es necesario solicitar l'alta). También hay <a href="https://www.aoc.cat/blog/integracio-amb-el-registre-de-funcionarios-habilitados-deacat/" target="_blank" .

A futuro, REPRESENTA se integrará con el RFH i sólo se permitirá la tramitación atendida a los usuarios que se compruebe que están dados de alta en el RFH.

4. Cómo se parametriza Representa

Una vez se le ha comunicado que l'alta ha sido realizada correctamente, i antes de empezar a utilizar el servicio, parametrice Representa (más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809786769-Empecemos-con-el-Representa" target="_blank" rel="noopener apartado “Primeros pasos con Representa”).

Deberá facilitar la siguiente información necesaria para su funcionamiento:

      1. Datos de l'ens : configure los datos de su ente, que permiten que se rellene automáticamente la documentación del servicio. Esta tarea puede realizarla l'administrador del servicio, que engloba todas las funcionalidades. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809786769-Empecemos-con-el-Representa" target=" noreferrer">Empezamos con el Representa apartado “Configuración datos de l'ens”).
      2. Datos de los trámites : si opta por el catálogo genérico que se ofrece desde el servicio, no es necesario realizar ninguna actuación ; en cambio, si opta por un catálogo de trámites propio, debe personalizar-lo i cargar-lo al servicio (puede hacer-se una carga de todo el catálogo i después modificar parcialmente trámites i/o familias). (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809783697-Com_ _TRA__0__puc-gestionar-el-cat%25C3%25A0leg-de-tr%25C3%25A0mits-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo puedo gestionar el catálogo de trámites? apartado “Añadir familias i trámites al catálogo de trámites vía fichero”).
        Actualmente es posible disponer de un catálogo propio, la tendencia del servicio será l uso de un catálogo único.
        Esta tarea puede realizarla:
          • Administrador del Servicio: incluye todos los roles
          • Administrador de l'ens: permite gestionar el catálogo propio.
      3. Roles de usuarios: el gestor de usuarios de EACAT de su ente, debe asignar los roles a las personas usuarias del servicio (validador, gestor, consultor, administrador de l'ens i administrador del servicio). (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809786769-Empecemos-con-el-Representa" target=" noreferrer">Empezamos con el Representa apartado “Primeros pasos con Representa”).
        S'aconseja dar el rol con funcionalidades más amplias que se necesite i que, las personas que realizarán la tramitación atendida (no es necesario por copias auténticas, que pueden ser con sello de órgano), deben disponer de l'habilitación pertinente.
      4. Sede-e: incorpore l'enlace del portal de ciudadanía, que se le facilita en el momento de l'alta, a su sede electrónica, para promocionar i difundir la gestión electrónica de las representaciones. Consulte el listado de entes dados de alta en el servicio, i los datos relativos a la protección de datos personales. (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809786769-Empecemos-con-el-Representa" target=" noreferrer">Empezamos con el Representa apartado “Nos dados de alta a Representa”).

5. Aspectos vinculados con expedientes, trámites i formularios

La puesta en funcionamiento de Representa puede comportar la modificación de los flujos de expedientes, trámites i formularios para incluir la consulta de las representaciones que puedan estar inscritas en el servicio. Por eso:

      • Identifique los procedimientos afectados, aquellos que sean susceptibles de ser formulados por una persona en representación de un tercero.
      • Analice las variables i requerimientos a incorporar a los expedientes, trámites i/o formularios i plantillas asociadas a los expedientes i trámites. Es importante definan las nuevas necesidades i variables a incorporar. En este sentido, le recomendamos que analice si es necesario o no la inscripción al Representa (Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809771409-Quines-implicaciones-t%25C3%25A9-la-3inscripci TRA__0__al-Representa-Modelo-d-advertencia-a-l-hora-de-fomentar-ne-la-inscripci%25C3%25B3 target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Qué implicaciones tiene la inscripción al Representa? Modelo de advertencia ).
      • Si es necesario, implemente las modificaciones oportunas a las solicitudes, formularios i plantillas, consistentes en incluir los campos relativos a las representaciones, para facilitar los números de asentamiento, etc.

De este proceso puede resultar-ne la necesidad de establecer formularios específicos para a otorgar representaciones i poderes (tenéis a su disposición los modelos que ofrece por defecto el servicio a <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417801370129-Com-es-crea-una-representaci%25C3%25B3" noreferrer">¿Cómo se crea una representación? apartado “<a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417801370129#01H8KQFETJQCJSC2HRRJ4NAD9H" target="_blank"rel= documentos ”).

6. Integraciones

Si opta por la integración, evalúe la integración de las funcionalidades de Representa a su gestor de expedientes i otros servicios de administración electrónica donde la representación sea relevante. Se trata de analizar los requerimientos para a la integración i, en función del resultado de este análisis, implementar-la. Es importante que lea la <a href="https://github.com/ConsorciAOC/representa" target="_blank" rel="noreferrer noopener">documentación de integración i analice las diferentes modalidades de consumo previstas (REPRESENTA_VALIDACION / REPRESENTA_CONSULTA / REPRESENTA_MODIFICACION / REPRESENTA_ALTA).

Debe determinar cuáles son las modalidades de consumo que utilizará (gestión de las inscripciones i/o consulta de representaciones a la BBDD) i <a href="https://suport-integradores.aoc.cat/hc/es/articles/4416407051665-Qué-datos- necesita-el-Consorcio-AOC-por-integrar-me-con-el-servicio-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">facilitar la información pertinente a l'AOC , ya que se utilizará de forma automática desde el servicio.

El siguiente paso es iniciar las labores técnicas de integración.

Si en la solicitud nos pedisteis utilizar el servicio vía EACAT pero en algún momento, decide consumir a través de integración, en alguna de sus modalidades de consumo, sólo debe <a href="https://suport-integradores.aoc.cat/hc/es/articles/4416407051665-Qué-datos- necesita-el-Consorcio-AOC-por-integrar-me-con-el-servicio-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">solicitar-ho por los canales habituales .

A la web del servicio tiene <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417801372561-Documentaci%25C3%25B3-de__TRA__0 __soporte-a-la-integracin%25C3%25B3-con-el-servicio-web-de-Representa" target="_blank" rel="noopener noreferrer">más información sobre el soporte a integradores .

7. Pruebas i formación del personal

Es recomendable que , realizadas las actuaciones anteriores, teste el correcto funcionamiento del servicio antes de ponerlo en funcionamiento.

Puede probar las funcionalidades mediante un piloto , seleccionando colectivos susceptibles de ser usuarios frecuentes del servicio o bien, un trámite (o familia de trámites) que puedan generar un volumen elevado de inscripciones i posteriores actuaciones por parte de los apoderados o representantes.

También se aconseja elaborar i ejecutar un Plan de formación para el personal de l'organización que utilizará el servicio. Por a hacer-ho:

      • Determine los colectivos a formar .
      • Revise los materiales del <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/ca/categories/4417809771025-Documentaci%25C3%25B3" target="_blank" rel= .
      • Realice el <a href="https://campus.aoc.cat/project/representa-2/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">curso virtual de Representa
      • Apuntad-vos a las <a href="https://campus.aoc.cat/seminaris-web/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">formaciones de l'AOC (si lo considera oportuno)
      • Elabore materiales de formación propios (en su caso), tanto en lo referente al funcionamiento del servicio como de aspectos prácticos (más información, apartado 9. Operativa del servicio ).
      • Determine el calendario de formaciones (en su caso), sin perjuicio de otras sesiones que puedan organizar-se.

8. Regulación

Si cuenta con una disposición de carácter general que desarrolle las previsiones de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (por ejemplo, una Ordenanzaa general de administración electrónica), analice si es necesario modificar-la, o no, para incluir cuestiones relativas al registro electrónico de apoderamientos.

Si no lo tiene, valore si algunos aspectos del registro electrónico de apoderamientos pueden ser objeto de regulación específica.

En caso de que sea usuario de Representa, tenga en cuenta los aspectos técnicos del servicio que pueden estar relacionados con esta regulación (por ejemplo, la necesaria aceptación de la representación) i, valore l'adaptación.

El decreto 76/2020, de <4TRA__14__ href="https://portaljuridic.gencat.cat/eli/es-ct/d/2020/08/04/76" , en cuanto a l'Administración de la Generalidad de Cataluña, o l'<a href="https://www.localret.cat/wp-content/uploads/2021/07/ordenanca_transparencia_administracio_electronica_2021_vdefinitiva.pdf" target="_blank" rel="noreferrer noopeda">Or LOCALRET, para los entes locales, son 2 ejemplos de disposiciones que tienen para desarrollar las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos en sus respectivos ámbitos.

9. ¿Qué debo tener en cuenta cuando se utiliza el servicio?

      • Gestión altas/bajas/aceptaciones:
        • Tareas a afrontar por parte de las OAMR con el rol del Gestor (que engloba también las funciones del consultor).
        • Las OAMR deben asistir obligatoriamente a la ciudadanía i otros sujetos no obligados en la gestión de las altas, bajas i aceptaciones a a través del portal de lempleado porúblic o del portal personalizado de disponer de los roles necesarios i la formación pertinente tanto de l'herramienta en sí como del procedimiento a seguir.
        • Las OAMR también deberían poder realizar copias auténticas de documentos soporte papel, hasta i todo, en el caso de sujetos obligados a la relación electrónica. Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809779089-Com-es-valida-un a-representacin%25C3%25B3-que-requiere-revisin%25C3%25B3-de-la-documentaci%25C3%25B3-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación? apartado “Documentación a adjuntar a una representación”.
        • Las altas siempre deben aceptarse validar, por tanto, una inscripción nunca se inscribe directamente.
          • Aceptación: por parte del representante. Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809784977-Com-es__TR A__0__gestionan-las-representaciones-en-Pendiente-d-aceptaci%25C3%25B3-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo se gestionan las representaciones en “Pendiente de aceptación”? apartado “¿Cómo gestionar una solicitud de aceptación por parte de un representante?”.
          • Validación: por parte del validador (cuando existe documentación adjunta a validar). Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809779089-Com-es-valida-un a-representacin%25C3%25B3-que-requiere-revisin%25C3%25B3-de-la-documentaci%25C3%25B3-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación?? apartado “¿Qué representaciones es necesario validar”?.
        • La tramitación atendida es un mecanismo de asistencia a los interesados que también puede servir para instar a representaciones de oficio.
        • El certificado de representante es un mecanismo de acreditación de la representación, por tanto, no es necesaria la inscripción de la representación en el Representante.
      • Validación de representaciones con documentación adjunta a validar:
        • Aquellas representaciones que están en estado Pendiente de Validación , deben ser revisadas i validadas o denegadas por el rol Validador (que contiene también las funciones del rol Consultor)
        • El rol validador debe ser asignado a personas con perfil jurídico que puedan analizar la documentación acreditativa de las mismas i puedan emitir l'informe de validación. Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809779089-Com-es-valida-un a-representacin%25C3%25B3-que-requiere-revisin%25C3%25B3-de-la-documentaci%25C3%25B3-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación? apartado “¿Qué representaciones es necesario validar”?.
        • Dado que el Representa es un registro colaborativo, l'informe de validación emitido por un ente usuario, sirve para a el resto de usuarios del servicio. Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809779089-Com-es-valida-un a-representacin%25C3%25B3-que-requiere-revisin%25C3%25B3-de-la-documentaci%25C3%25B3-" target="_blank" rel="noopener noreferrer">¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación? apartado “¿Quién valida las representaciones realizadas cuando requieren validación?”.
      • Consulta de representaciones:
        • Es la comprobación de si existe una representación válida entre dos personas (físicas i/o jurídicas) por a la realización de un trámite concreto en una fecha concreta.
        • La consulta se puede realizar automáticamente vía integración o bien, manualmente, a partir de l'usuario consultor
        • Permite obtener una evidencia en xml de l'existencia de esta representación, i en breve, una evidencia en pdf, que l' nos debe descargar i guardar a l expediente administrativo correspondiente. Más información: <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809782417-Com-puc-fer-consultes-de__TRA__0 rel="noopener noreferrer">¿Cómo puedo realizar consultas de representaciones?

Cuando ponga en funcionamiento el servicio, puede realizar__tra__0__ne publicidad a su web, los boletines, organizar jornadas de difusión, etc., por ejemplo, a colectivos de grandes usuarios i en el seno de trámites susceptibles de generar inscripciones (los mismos supuestos que el pilotaje de__ i formación del personal ).

También se recomienda que habilite puntos de asistencia, espacios habilitados para ayudar a los interesados cuando insten la inscripción de representaciones.

Por si es de ayuda, el portal de soporte de l'AOC tiene un <a href="https://suport-representa-ciutadania.aoc.cat/hc/ca/categories/4416629704465__TRA__55" target="_blank" rel="noopener noreferrer">apartado de apoyo destinado a la ciudadanía i se recomienda hacer-ne difusión entre la ciudadanía.

Para a más información sobre Representa, consulte el <a href="https://suport-representa.aoc.cat/hc/es" target="_blank" rel="noopener noreferrer">portal de soporte del servicio .