SG - ¿Qué es el Envío masivo?

1. ¿Qué es el envío masivo?

Es un servicio genérico de EACAT Trámites que permite enviar un mismo trámite a varias administraciones públicas mediante un único envío. Permite incorporar contenido común para todos los destinatarios (como documentos adjuntos) y, al mismo tiempo, personalizar el contenido con información específica para cada administración. Esto facilita el envío de comunicaciones similares de forma más ágil y eficiente

2. ¿Qué tipo de entidades pueden utilizarla?

El servicio va dirigido a los departamentos de la Generalidad de Cataluña ya las entidades supramunicipales. Si tu entidad es de este tipo y quieres utilizarlo, la persona gestora de tu entidad debe solicitar su alta en el Consorcio AOC.

Actualmente, el Envío masivo sólo está disponible para las entidades que ya utilizaban esta funcionalidad en EACAT Clásico, donde se llamaba Envío de información, escritos y documentos. Puedes consultar estas entidades en el Listado de entidades públicas que disponen del Envío masivo .

3. ¿Qué permiso necesitas para crearlas?

Para crear envíos masivos, es necesario que la persona gestora de tu entidad te haya asignado el permiso Envío masivo de EACAT Trámites. Con este permiso, cualquier persona usuaria puede iniciar un envío masivo y realizar su seguimiento.

4. ¿Qué estructura tiene el espacio del envío masivo?

Para acceder al espacio de gestión del Envío masivo, pulsar el icono auto_awesome_motion del menú lateral izquierdo.

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El espacio de gestión del Envío masivo cuenta con:

1. Botón auto_awesome_motion Iniciar envío (utilización de plantilla)

2. Bandejas de tramitación:
   

   • En borrador

   • En cola

   • Enviadas

3. Buscador, que permite buscar por el Asunto y por el código del envío ( Id_TMAS ).

4. Barra de filtros:
   

   • Periodo

   • Receptora

   • Creadas por mí, marcado por defecto en los envíos en borrador.

5. El listado de envíos masivos en los distintos estados, que además puedo filtrar a partir del buscador y de la barra de filtros.

6. Cada envío masivo contiene la siguiente información:
   

   • Icono y nombre de la bandeja en la que se encuentra

   • Identificación del envío masivo

   • Asunto

   • Total de entidades receptoras

   • Fecha y hora
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   • Alerta de que ha habido errores al enviar el envío, en los envíos en cola.

   • Botón Descargar errores (entidades no enviadas), en los envíos en cola.
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   • Círculo con la inicial de la persona que ha creado el envío.

   • Etiqueta de envíos tramitados y de no tramitados, en los envíos enviados con un enlace:
     

     • Tramitada : N, que lleva a los trámites enviados del Espacio de tramitación.

     • No tramitada: N, que descarga un archivo con las entidades que no se han tramitado.

   
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5. Las bandejas de gestión del envío masivo

Las bandejas de tramitación del envío masivo son 3, en función de su estado.

5.1 Bandeja En borrador

En esta bandeja se muestran todos los envíos masivos en estado de borrador, es decir, los que se han creado pero todavía no se han enviado.

La persona que ha iniciado cada envío se identifica mediante un círculo con la inicial de su nombre, situado en la parte inferior derecha de cada borrador.

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Cuando se pulsa el botón auto_awesome_motion Iniciar envío , se genera un envío en estado de borrador con un código de identificación. Este envío se mantiene en esta bandeja hasta que se añaden todas las entidades destinatarias y el contenido correspondiente, y finalmente se pulsa el botón Enviar .

5.2 Bandeja En cola

En la bandeja En cola se muestran los envíos masivos que ya se han enviado pero que todavía no se han completado. Incluye tanto las que se están procesando como las que tienen algún fallo pendiente de resolución.

Una vez finalizado el procesamiento, si se ha producido algún error, se muestra una alerta. En este caso, se puede hacer clic en el botón Descargar errores (entidades no enviadas) para consultar qué entidades no se han podido procesar correctamente.

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Tras confirmar el envío, el envío entra en un proceso automático y permanece temporalmente en esta bandeja hasta que pasa a Enviadas . Habitualmente, ese estado dura sólo unos minutos.

5.3 Bandeja Enviadas

En esta bandeja, encuentras los envíos masivos que se han procesado. Cada envío incluye envíos a diversas entidades; por tanto, puede que se hayan tramitado todas correctamente o que alguna haya quedado pendiente por error.

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Haciendo clic sobre cualquier envío en cola y/o enviado puedes acceder al detalle del envío , desde donde podrás:

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• Consultar un trámite concreto
  Selecciona la entidad en el selector y haz clic en Ir al trámite de [entidad] . Esta acción te llevará directamente al trámite correspondiente en la bandeja Enviada del Espacio de tramitación.
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• Ver los trámites tramitados correctamente
  Haz clic en la etiqueta Tramitada (sólo disponible al detalle del envío enviado). Se abrirá la bandeja Enviada del Espacio de tramitación con un filtro por el identificador del envío ( Id_TMAS ), mostrando todos los trámites enviados correctamente.
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• Consultar trámites no tramitados
  Haz clic en la etiqueta No tramitada (también sólo disponible al por menor del envío enviado). Se descargará un archivo ( X-errors.csv ) con el listado de entidades que no se han podido tramitar.

6. ¿Cómo puedes crearla?

6.1 Iniciar un envío

• Pulsa el icono auto_awesome_motion del menú lateral izquierdo para entrar en el espacio de gestión del Envío masivo.
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• Pulsa el botón auto_awesome_motion Iniciar envío y te aparecerá la siguiente pantalla:
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• Selecciona una plantilla , si tienes creadas, o bien crea el envío desde cero . Las plantillas sólo incluyen el asunto y el texto del envío. Si el contenido contiene variables del entorno o del archivo CSV, se conservan los nombres de estas variables para poder reutilizar el mismo archivo en futuros envíos. Ten en cuenta que las plantillas no incluyen ni las entidades destinatarias ni la documentación anexa.
  Incorporar imagen

• Pulsa el botón Crear , para crear un nuevo envío.

6.2 Seleccionar las entidades destinatarias

En la sección Destinatarias puedes escoger a quien enviar el envío. Hay tres opciones:

a) Por entidad

Buscar y selecciona las entidades una a una mediante el campo de búsqueda. Las entidades seleccionadas se muestran en un listado, desde donde las puedes eliminar de la siguiente forma:

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• Individualmente , marcando el cheque en cada entidad y pulsando el icono delete .

• Por página , marcando el cheque en NOMBRE y pulsando el icono delete .
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• Todas a la vez , marcando el cheque en NOMBRE + SELECCIONAR LOS N RESULTADOS y pulsas el icono delete que hay junto a “n RESULTADOS SELECCIONADOS”.
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b) Por tipo de entidad

Selecciona rellenar la sección Destinatarias por Tipo de entidad y, al ponerte en el buscador del apartado Tipo de entidad, te aparecerá un desplegable y deberás seleccionar las tipologías de entidad que necesitas.

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En el apartado Destinatarias seleccionadas te mostramos el total de entidades de las tipologías que hayas escogido. Puedes deseleccionar a las entidades tal y como hemos explicado anteriormente.

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c) Mediante un archivo CSV

Selecciona rellenar la sección Destinatarias a través de la importación de un archivo CSV.

Imagen que estaba incorrecta de Contenidos

EACAT facilita 3 tipos diferentes de archivos CSV que tendrás que descargarte y acabar de cumplimentar en función del tipo de envío que quieras realizar:

• CSV básico , se trata de un archivo donde sólo existe el nombre del campo Codi_INE10 , y sólo un registro a modo de ejemplo; es necesario, pues, cumplimentarlo con el código estadístico de cada entidad a la que quieres enviar el envío. El archivo que se descarga se llama: Archivo-csv-INE10.csv

• CSV con todos los códigos de entidades , se trata de un archivo donde están los códigos estadísticos de todas las entidades de EACAT, para que lo utilices directamente o lo personalices, borrando aquellas entidades que no necesitas. El archivo que se descarga se llama: Archivo-csv-todas-entidades.csv
  Los campos del archivo son: Código_INE10 y Nombre_entidad .

• CSV con variables , es un archivo donde hay 3 campos y tú puedes añadir tantos como necesites para realizar tu envío masivo personalizado para cada entidad destinataria. Es un archivo donde sólo existe un registro a modo de ejemplo. El nombre del archivo es: Archivo-csv-con-variables.csv
  
  Los campos del archivo son: Código_INE10 , Correo_electronic , Texto . Cada columna adicional se convierte en una variable que puedes utilizar en el contenido del envío. Para visualizar correctamente los valores de las variables, debes guardar el archivo CSV en formato CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv) . Si lo necesitas, pulsa Consultar más recomendaciones , donde encontrarás estas indicaciones:
  

  • Puedes añadir tantas variables personalizadas como necesites.

  • Consulta el ejemplo de CSV para asegurarte del formato correcto.

  • La primera columna debe ser siempre Código_INE10 .

  • Cada columna adicional se convertirá en una variable utilizable en el contenido del envío.

  • Para visualizar correctamente los acentos y otros caracteres especiales en los valores de las variables (columnas del CSV), debe guardar el archivo CSV en formato CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv)."

Una vez hayas cumplimentado correctamente el CSV correspondiente, deberás cargar el archivo pulsando Selecciona un archivo .csv y automáticamente se cargarán las entidades destinatarias receptoras y, en su caso (es decir, si has cumplimentado el CSV con variables ), visualizarás las variables añadidas a: Variables detectadas en el archivo.

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6.3 Definir el contenido del envío

Una vez seleccionadas las destinatarias, haz clic en Continuar para rellenar el contenido.

strong>a) Asunto

Describe brevemente la finalidad del envío (límite de 100 caracteres visibles). Puedes incorporar variables del entorno o archivo CSV. Las variables del entorno son: el nombre de la entidad emisora y el de la receptora. En cambio, las variables del archivo CSV requieren que rellenes el archivo Archivo-csv-con-variables.csv que podrás descargar al pulsar CSV con variables .

No existe un número límite de variables. Pero en el caso del asunto, donde hay un límite de 100 caracteres, debe tenerse en cuenta al seleccionar las variables, para que una vez supere el número interno de caracteres no aparecerá el texto que haya en ellas.

b) Texto del envío

Sirve para redactar el texto del envío y para personalizarlo con variables del entorno o archivo CSV.

Las variables del archivo CSV requieren que rellenes el archivo Archivo-csv-con-variables.csv que podrás descargar al pulsar Descargar CSV con variables. No existe un número límite de variables.

El número de caracteres que admite es de 2000 y tendrá que tenerse en cuenta si añades variables del entorno o del archivo CSV, porque entonces si superas el límite permitido, parte del texto no te aparecerá en el cuerpo del trámite.

Un ejemplo de variable personalizada sería el importe de subvención concedida para cada entidad entre otras, si lo que quieres enviar es la notificación de concesión de una subvención determinada a las distintas entidades beneficiarias.

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c) Documentación anexa

Puedes adjuntar hasta 10 archivos (máximo 50 MB cada uno). Y hay que tener en cuenta que la documentación será la misma para todas las entidades, puesto que no puede personalizar.

Para cada documento puedes indicar:

• Nombre (hasta 100 caracteres)

• Tipología

• Estado de elaboración

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d) Guardar como plantilla

Guarda el envío como plantilla, si crees que lo aprovecharás más adelante. Recuerda que las plantillas sólo contienen el asunto y el texto del envío, no contienen ni las entidades destinatarias ni la documentación anexa. Si el contenido contiene variables del entorno o del archivo CSV, se conservan los nombres de estas variables para poder reutilizar el mismo archivo en futuros envíos.

Imagen Guardar plantilla con el icono que desaparece "..."

6.4 Previsualización y envío

Antes de enviar, puedes previsualizar cómo quedará cada trámite, especialmente útil si has utilizado variables.

Si todo es correcto:

1. Haz clic en zstrong> Enviar

2. Revisa el detalle del envío
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3. Confirma el envío y recuerda que una vez enviada, el envío no puede modificarse.
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6.5 Firma

El envío masivo se firma con el sello de la entidad, mediante el servicio de firma centralizada del Consorci AOC.

6.6 Confirmación del envío

Una vez enviada, se muestra una pantalla de confirmación con:

• Identificador del envío

• Entidades destinatarias

• Fecha de envío

• Estado (En cola o Enviadas)

Desde aquí puedes:

• Iniciar un nuevo envío

• Acceder a la bandeja En cola para seguir el procesamiento
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6.7 Consulta y gestión de resultados

Desde las bandejas En cola o Enviadas puedes acceder al detalle de cada envío.

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Tanto desde el detalle del envío en cola como del enviado podrás ir a un trámite concreto.

Pero en el Detalle del envío enviado :

• Puedes consultar los trámites incluidos en este envío masivo haciendo clic en etiqueta Tramitada. Esta acción te llevará a la bandeja Enviada del Espacio de tramitación , con un filtro por el identificador ( Id_TMAS ), donde se mostrarán todos los trámites asociados a este envío.
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• Puedes consultar un trámite determinado, seleccionando la entidad en el selector de entidades y clicando en Ir al trámite de “X” . Esta acción te llevará al trámite concreto de la bandeja Enviada del Espacio de tramitación .
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6.8 Gestión de los errores: Envíos no tramitados

Si en el envío masivo enviado, no se ha podido tramitar alguno de los trámites, deberás crear un nuevo envío con los trámites pendientes. Para saber cuáles de estos no se han podido tramitar, puedes clicar sobre la etiqueta correspondiente a No tramitada: N y se descarga un archivo llamado XX-errors.csv con los siguientes campos:

• Código_INE10

• Nombre_entidad
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7. Visualización del envío masivo al Espacio de tramitación

Para poder visualizar los envíos masivos (tanto enviados como recibidos), es necesario que la persona gestora te haya asignado al buzón donde está el servicio de Envío masivo .

La visualización varía según el tipo de envío:

• Envíos masivos enviados (entidad emisora):
  Los trámites generados se pueden consultar en la bandeja Enviada del Espacio de tramitación .

• Trámites recibidos de un envío masivo (entidad receptora):
  Se visualiza el trámite inicial (que abre expediente) en la bandeja recibida del espacio de tramitación.

7.1 Visualización de un envío masivo enviado

Los trámites enviados mediante envío masivo se pueden consultar en la bandeja Enviada del Espacio de tramitación.

Ahora bien, sólo las personas con permiso Envío masivo de EACAT Trámites pueden crear y gestionar envíos masivos. Mientras que las personas incluidas en el buzón del servicio genérico de Envío masivo pueden visualizar todos los trámites generados.

Hay que tener en cuenta que, si una usuaria tiene el permiso mencionado y no forma parte del buzón , sólo podrá ver y gestionar los envíos que haya creado.

La gestión del expediente se hace en la bandeja Enviada del Espacio de tramitación y debe tenerse en cuenta lo siguiente:

• La persona que inicia el envío es la responsable del expediente .

• Puede compartirlo con otras personas usuarias y cambiar la persona responsable , si es necesario.

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Visualización de un trámite inicial de un envío masivo recibido

Para poder visualizar un trámite de un envío masivo, la persona usuaria debe estar asignada, por la gestora de la entidad, en el mismo buzón donde se encuentra el servicio de Envío masivo .

Las personas usuarias con esta asignación podrán consultar los trámites en la bandeja recibida del espacio de tramitación.

8. ¿Cómo puedes crear una plantilla?

Las plantillas sólo contienen el asunto y el texto del envío, no contienen ni las entidades destinatarias ni la documentación anexa. Si el contenido contiene variables del entorno o del archivo CSV, se conservan los nombres de estas variables para poder reutilizar el mismo archivo en futuros envíos.

Puedes crear una plantilla desde cero de la siguiente forma:

• Selecciona el icono auto_awesome_motion (Envío masivo) en el menú lateral izquierdo.

• Pulsa el botón auto_awesome_motion Iniciar envío

• En Empezar desde cero , pulsa Crear
  Imagen

• A Contenido
  

  • Rellena el asunto y el texto del envío

  • Pulsa el icono “...” y selecciona Guardar como plantilla
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  • Ponle un nombre y una descripción y pulsa Guardar
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