EGT - ¿Qué son las bústies?

1. ¿Qué son i para qué sirven?

Las bústies son un contenedor de servicios de tramitación interadministrativa (EACAT Tràmits), agrupados por ámbitos temáticos, orgánicos o funcionales, a las cuales añades un determinado número de usuarios. Así es como los usuarios añadidos a la bústia pueden acceder, consultar i editar todos los trámites de los servicios.

Por tanto, el sistema de bústies está diseñado para simplificar la gestión de los accesos a estos servicios i mejorar l'organización interna, todo i que es opcional i es el gestor de l' entidad quien l'administra bústies).

Para activar las bústies , debes ir a General > Bústies > Utilizar bústies a l'entidad

Al activar las bústies, aparece su cuota a l'entidad, que representa el número máximo de bústies permitidas.

2. ¿Cuándo es aconsejable utilizarlas?

L' organización en bústies es recomendable para a entidades con un volumen elevado de tramitación i un gran número de usuarios, ya que permite tener una organización clara, mejorando la gestión de los accesos a los servicios i leficiencia de l'. Este tipo de organización permite que los usuarios sólo vean los servicios de las bústies a las cuales están asignados, todo i que comporta una inversión inicial de tiempo i gestión.

Para a entidades con pocos usuarios i con una política interna de acceso a la información abierta i sin restricciones, se recomienda prescindir del sistema de bústies . Sin embargo, es importante tener en cuenta que en este caso, todo el mundo tendrá acceso a todos los servicios sin restricciones.

Antes de crear l'organización en bústies por a tu entidad, es esencial dedicar tiempo a reflexionar sobre los siguientes aspectos:

• ¿Quieres que todos los usuarios de tu entidad puedan gestionar todos los servicios?
  • En caso afirmativo , no necesitas utilizar el sistema de bústies.
  • En caso negativo , ¿quina lógica deben seguir i qué organización deben reflejar las bústies?

3. ¿Qué tipos hay?

Hay 2 tipos de bústies:

La bústia global que se crea automáticamente, una vez se activan las bústies en una entidad, i que tiene una serie de características que la diferencian del resto:

• Se crea automáticamente i no se puede eliminar manualmente.
• N'hay una sólo por entidad.
• Contiene todos los servicios específicos i genéricos de l'entidad, tanto actuales como futuros.
• Inicialmente, no tiene ningún usuario asignado. Es necesario asignar-los.

Las demás bústies concretas que se crean posteriormente con una cierta lógica organizativa.

4. ¿Cómo las activas i desactivas a tu entidad?

Para activar las bústies , accede a General > Bústies > i activa l'interruptor Utilizar bústies a l'entidad . A continuación, te aparecerá la cuota de bústies que corresponde a tu entidad, la cual determina el máximo de bústies que puedes crear, según las especificaciones de l administración de EACAT.

Cuando activas las bústies, se crea la bústia global, que incluye todos los servicios sin usuarios añadidos i puedes crear las bústies concretas para añadir-y usuarios, servicios i, si procede, unidades organizativas.

Para desactivar las bústies , accede a General > Bústies > i desactiva l'interruptor Utilizar bústies a l'entidad . Es importante tener en cuenta que esto afectará a a a toda l'organización i al sistema de trabajo establecido hasta el momento; todo i que siempre se puede recuperar l'organización anterior volviendo a activar las bústies.

Recuerda que cuando desactivas las bústies todos los usuarios de l'entidad tienen acceso total a los servicios.

5. ¿Qué hacer cuando las activas?

Cuando activas las bústies, puedes trabajar a la sección Bústies en el menú de l' Espacio del gestor de l'administración de EACAT Trámites, i a la subsección Bústies dentro de

Dentro de la sección Bústies se crea automáticamente la bústia global, donde encontrarás todos los servicios de tu entidad i ningún usuario añadido. Si quieres añadir-alguno, debes saber que verá i podrá trabajar en todos los servicios. Recuerda que la bústia global tiene una serie de peculiaridades que se explican en el punto 3 .

Antes de crear l'organización en bústies de tu entidad es crucial dedicar tiempo a pensar en su lógica i estructura. Una vez tengas claro esto, crea i gestiona las bústies:

• Crea las bústies concretas que consideres necesarias para que los diferentes usuarios de tu entidad trabajen en los diversos ámbitos temáticos a los que pertenecen los servicios.
• Asigna- los servicios correspondientes.
• Añade-a los usuarios.
• Si es necesario, asigna-hi unidades organizativas (UO).

Recuerda que sólo podrás crear bústies concretas hasta alcanzar la cuota de bústies asignada a tu entidad.

6. ¿Cómo creas o eliminas una bústia?

Para crear una bústia:

1. Accede a l'Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites
2. Dirige-te a la sección de Bústies .
3. Pulsa el botón Crear bústia i asigna-le un nombre.

Si más adelante deseas cambiar el nombre o modificar-lo, selecciona la bústia i haz clic a l'icono ... > Editar nombre

Para eliminar una bústia:

1. Accede a l'Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites
2. Dirige-te a la sección Bústies
3. Selecciona una determinada bústia determinada
4. Pulsa Eliminar bústia a el icono “...”

Ten en cuenta que eliminar una bústia tiene implicaciones importantes, ya que supone la desvinculación de los servicios i los usuarios asociados. A más, una vez eliminada, no se puede recuperar la información anterior.

Recuerda que la bústia global no se puede eliminar.

7. ¿Cómo añades usuarios i asignas servicios?

Puedes añadir usuarios i asignar servicios a una bústia de dos formas: individualmente o mediante la importación de un archivo.

Para añadir usuarios a una bústia individualmente:

1. Accede a l'Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites > Bústies
2. Selecciona la bústia a la que quieres añade los usuarios.
3. Selecciona Usuarios account_circle .
4. Buscar l'usuario por el nombre i apellidos.
5. Activa l'interruptor de l'usuario.

Repite este proceso por a cada usuario que quieras añadir a la bústia.

Para asignar servicios a una bústía individualmente:

1. Accede a l'Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites > Bústies
2. Selecciona la bústia a que quieres asignar los servicios.
3. Selecciona Servicios i expande la información de la bústia concreta para que puedas visualizar mejor los servicios i los diferentes filtros.
4. Busca el servicio por el título.
5. Activa l'interruptor del servicio.

Repite este proceso por a cada servicio que quieras asignar a la bústia.

L'opción de importar usuarios i servicios es más recomendable para a bústies con una gran cantidad de usuarios i/o servicios. T'explicamos cómo hacer-lo en el punto 8.

8. ¿Puedes importar usuarios i servicios?

La importación de usuarios a una bústia puede resultar muy útil para a tu entidad, especialmente si la bústia tiene un gran volumen de usuarios.

Hay dos situaciones clave a tener en cuenta: la importación a la bústia global , donde sólo es necesario importar a los usuarios, ya que esta bústia contiene todos los servicios automáticamente; i la importación a una bústia concreta , donde es necesario importar tanto los usuarios como los servicios necesarios.

Para importar usuarios a una bústia , sigue estos pasos:

1. Accede a Administración settings > EACAT Trámites > Bústies
2. Selecciona la bústia donde quieres importar a los usuarios.
3. Pulsa el icono ... > Importar usuarios
4. Selecciona uno de los archivos: Usuarios o Usuarios sin añadir . Decide cuál de ellos quieres utilizar:
   • Usuarios , se descarga una plantilla vacía de nombre usuarios-bustia-ejemplo.csv , para llenar con l'Identificador i el Nombre de cada usuario.
   • Usuarios sin asignar , se descarga una plantilla de nombre usuarios-bustia-disponible.csv con todos los usuarios que no están a la bústia; por a cada usuario tenemos l'Identificador (NIF o NIE) i el Nombre (nombre i apellidos).
5. Descarga la plantilla correspondiente.
6. Prepara una de las plantillas. Sólo se permiten archivos CSV i separados por punto i coma (;). Recuerda que debes dejar la primera línia sin modificar, con los nombres de los campos que te vienen por defecto.
7. Sube l'archivo preparado con los datos de importación i automáticamente los verás en el listado de bústies.
8. Revisa el resumen de importación para asegurar-te que todo se ha cargado correctamente.

Para importar servicios a una bústia que has creado, sigue estos pasos:

1. Accede a Administración settings > EACAT Trámites > Bústies
2. Selecciona la bústia donde quieres importar los Servicios
3. Pulsa el icono ... > Importar servicios
4. Selecciona uno de los archivos: Servicios o Servicios sin asignar . Decide cuál de ellos quieres utilizar:
   • Servicios , se baja una plantilla vacía de nombre servicios-bustia-ejemplo.csv , para llenar con el Código_servicio i N om_servicio-
   • Servicios sin asignar , se descarga una plantilla de nombre servicios-bustia-disponible.csv con todos los servicios que no están a la bústia; por a cada servicio tenemos el Código_servicio (código funcional), Nombre_servicio (título del servicio), Tema_servicio i Subtema_servicio .
5. Descarga la plantilla correspondiente.
6. Prepara una de las plantillas. Sólo se permiten archivos CSV i separados por punto i coma (;). Recuerda que debes dejar la primera línia sin modificar, con los nombres de los campos que te vienen por defecto.
7. Sube l'archivo preparado con los datos de importación i automáticamente los verás en el listado de bústies.
8. Revisa el resumen de importación para asegurar-te que todo se ha cargado correctamente.

9. ¿Cómo puedes exportar-te usuarios i servicios?

Puedes descargar-te la relación de usuarios o la relación de servicios a Administración settings > EACAT Trámites > sección Bústies > seleccionas una bústia determinada > icono ... > Exportar usuarios o Exportar servicios en un archivo .

Selecciona la bústia deseada i exporta el listado de usuarios o servicios que contiene, aplicando-previamente los filtros que necesites.

L'archivo .csv tiene por nombre usuarios-bustia-XX.csv o s erveis-bustia-XX.csv.

Campos de l'archivo de usuarios de la bústia:

• Id, que es l'identificación de l'usuario dentro de EACAT.
• Identificador, qué es el número de identificación personal de l'usuario.
• Nombre, que es el nombre de l'usuario.

Campos de l'archivo de servicios de la bústia:

• Código_servicio, que es el código identificativo del servicio.
• Nombre_servicio, que es el título del servicio.
• Tema_servicio, ámbito temático dentro del cual se encuadra el servicio.
• Subtema_servicio, ámbitos subtemáticos en los que se divide un tema.

• Abre una hoja de Excel .
• Coloca el cursor a la primera celda.
• En el menú, selecciona Datos > Obtener datos > De un archivo > De texto/CSV .
• Busca en tu ordenador i selecciona l'archivo .csv.
• Pulsa el botón Importar .
• Aparecerá una pantalla con todos los datos de l'archivo. Pulsa el botón Cargar .

10. ¿Cómo puedes exportar la lista de bústies de tu entidad?

Puedes descargar-te la relación de bústies desde Administración settings > EACAT Trámites > sección Bústies > icono ... > Exportar bústies en un archivo .csv. Previamente selecciona los filtros que necesites para acotar el listado.

L'archivo tendrá por nombre buzones.csv i contendrá los siguientes campos:

• Id, es l'identificación de la bústi dentro de EACAT.
• Nombre de la bústia.
• Usuarios, es el número de usuarios que se encuentran dentro de cada bústia.
• Servicios, es el número de servicios que se encuentran dentro de cada bústia.
• Id_unidad_organizativa, es el número identificativo de la unidad organizativa que hay a cada bústia.
• Nombre_unidad_organizativa, que es el nombre de la unidad organizativa que haya en cada bústia.

11. ¿Cómo puedes organizar en bústies tu entidad?

L'organización de l'entidad en bústies es opcional i la puede activar o desactivar desde General > Bústies > activando l'interruptor Usar bústies a __

Si bien esta propuesta puede ser útil, vale la pena considerar si existe otra organización que mejor pueda funcionar para a tu entidad.

Para saber desde dónde partes a l'EACAT clásico, hemos elaborado un listado donde encontrarás a los usuarios, los servicios i el promotor. Puedes acceder yendo a l'apartado Configuración / Usuarios / bajar-te el listado Usuarios/Servicios/Promotor. Pensamos que te puede ayudar a saber qué bústies debes crear en el nuevo EACATi también a lhora de distribuir los usuarios i los servicios en las diferentes bústies creadas.

Caso de uso

Has decidido organizar l'acceso a los servicios de EACAT Trámites en bústies para ordenar l'entidad i para que los usuarios no visualicen todos los servicios.

1. Considerando tu cuota de 30 bústies, te sugerimos crear bústies basadas en una lógica temática. Crea 18 bústies , una por a cada tema en el que EACAT Tràmits categoriza sus servicios. Encuentra esta información a la <a href="https://www.aoc.cat/wp-content/uploads/2020/01/relacio-temessubtemes.pdf" target="_blank" rel="noopener subtemas en las que categorizar los servicios específicos del Catálogo de servicios de EACAT . Estas bústies son:
   • Cultura
   • Economía
   • Educación i formación
   • Emergencias. Seguridad
   • Deportes, ocio i ocio
   • Vivienda
   • Indústria i energía
   • Justicia
   • Lengua i comunicación
   • Medio ambiente
   • Movilidad i transporte
   • Investigación i innovación
   • Salud
   • Servicios sociales
   • Sociedad, ciudadanía i familias
   • Territorio i paisaje. Urbanismo
   • Trabajo
   • Turismo
2. Si por las características i el volumen de tramitación de tu entidad necesitas más de 18 bústies temáticas, se aconseja disgregar las bústies con mayor volumen de tramitación en bústies subtemáticas. Por ejemplo, si la bústia de Cultura necesita subdivisión, sustituye-la por los subtemas de Cultura en los que están categorizados los servicios de EACAT Tràmits, aumentando así el número total de bústies a 27 :
   • Cultura - Artes escénicas
   • Cultura - Archivos
   • Cultura - Bibliotecas
   • Cultura - Cine i audiovisuales
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Letras
   • Cultura - Memoria histórica
   • Cultura - Museos
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimonio cultural
3. Es necesario crear una bústia para los servicios genéricos de EACAT Tràmits. Esta bústia l'llamamos Genérica i es necesaria para que los usuarios encargados puedan redirigir las peticiones genéricas a l'usuario adecuado. Con esto, ya tendrás un total de 28 bústies , incluyendo-y las temáticas, las subtemáticas i la genérica.
   
4. Puedes crear otra bústia para los servicios que crees que nunca se utilizarán en tu entidad. Esta bústia l'nombraremos Descartados i colocarás todos los servicios que posiblemente no tramitarás nunca, bien porque todo i poder-los tramitar no se utilizarán o bien porque no son destinatarios. Esto hace que hayas reducido en mucho el número de servicios a repartir entre las bústies temáticas, subtemáticas i genérica que has creado.
   
   Para saber si un servicio se ha tramitado nunca o no , puedes seleccionar l'opción Exportar volumetría de tramitación desde el icono ... i se descargará el listado de servicios con su volumen de tramitación (de momento, este listado te ofrece una relación de todos los servicios en fecha 24/06/20. En l' archivo servicios-tramitacio-XX.csv ., que se descargará, hay un campo que informa precisamente al respecto. Al ser un listado muy numeroso, prepara'l para a la posterior importación a la bústia Descartados.

   Encuentra información relacionada en:

   <a href="https://suport-eacat.aoc.cat/hc/es/articles/18698499601181-EGT-Com-t-exportes__TRA__0 __la-lista-de-servicios-de-la-tu__________entidad-d-EACAT-Tr%C3%A0mits"> EGT - ¿Cómo te exportas la lista de servicios de tu entidad dentro de EACAT Tràmits?

5. Sigue añadiendo servicios a el resto de bústies. Puedes consultar el listado de servicios general, que puedes descargarte a el icono "...", donde están todos los servicios categorizados por un ámbito temático i subtemático. Esto te ayudará a hacer l'asignación de servicios en cada una de las bústies que te hemos propuesto. Previamente, a descargar-te el listado, aplica-y los filtros que creas oportuno.
   
6. A la bústia Global , que se ha creado automáticamente, encuentras todos los servicios i ningún usuario. Por tanto, hay que añadir a los usuarios con cargos específicos (secretarios/arias, interventores/as i secretarios/arias-interventores/as) que necesitan acceso completo a los servicios. Asegúrate de incorporar- también otros usuarios que requieran acceso total.
   
7. En las demás bústies temáticas o subtemáticas, asigna a los usuarios que necesitan acceso a los servicios específicos de cada ámbito. No es necesario añadir usuarios de la bústia global, ya que tienen acceso a todos los servicios.
   
8. Una vez relacionadas las 29 bústies temáticas/subtemáticas, Genérica i Descartados con la bústia Global, tienes un total de 30 bústies .
   • Cultura - Artes escénicas
   • Cultura - Archivos
   • Cultura - Bibliotecas
   • Cultura - Cine i audiovisuales
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Letras
   • Cultura - Memoria histórica
   • Cultura - Museos
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimonio cultural
   • Economía
   • Educación i formación
   • Emergencias. Seguridad
   • Deportes, ocio i ocio
   • Vivienda
   • Indústria i energía
   • Justicia
   • Lengua i comunicación
   • Medio ambiente
   • Movilidad i transporte
   • Investigación i innovación
   • Salud
   • Servicios sociales
   • Sociedad, ciudadanía i familias
   • Territorio i paisaje. Urbanismo
   • Trabajo
   • Turismo
   • Genérica
   • Global

9. Utiliza la sección Servicios para consultar los servicios sin bústia asignada (filtro Bústia) i asignar-los a las bústies adecuadas.
   
   Recuerda que tu organización tiene una lógica temática i subtemática. Puedes consultar los servicios a la sección del mismo nombre i utilizar l'opción Sin bústia del filtro desplegable Bústia para visualizar los servicios que todavía no tienen bústia asignada. Añade estos servicios a las bústies correspondientes. Selecciona el icono visibility en el servicio que quieres asignar, donde encontrarás l ámbito temático i subtemático de cada servicio, que te ayudará a decidir en qué bústía asignar-los. Para ello:

   • Ir a Servicios i selecciona el servicio
   • Accede a la subsección Bústies
   • Buscar tema o subtema donde se encuentra el servicio
   • Asigna'l activando l'interruptor de la bústia

   

10. Cuando se incorpore un nuevo usuario , añade-lo a la bústia correspondiente según las tareas que deberá realizar:
    • Ir a Bústies i selecciona la bústia
    • Buscar l'usuario
    • Añade-lo a la bústia activando l'interruptor