1. Què són i per què serveixen?

Les bústies són un contenidor de serveis de tramitació interadministrativa (EACAT Tràmits), agrupats segons àmbits temàtics, orgànics o  funcionals, als quals afegeixes un determinat número de persones usuàries. Així és com aquestes usuàries assignades a la bústia poden accedir, consultar i editar tots els tràmits dels serveis.

 

Aquest sistema facilita la gestió dels accessos i millora l'organització interna. El seu ús és opcional i la persona gestora de l'entitat n'és la responsable (activa, crea, desactiva i elimina bústies).

 

FAQ 1 EG Punto 4 Bu´sties _ FAQ 1 EGT Punto 2 Bu´sties _ FAQ 2 EGT Bu´sties _ FAQ 12 EGT Punto 1 _ FAQ 12 EGT Punto 4 _ FAQ 17 EGT.png

2. Quan és aconsellable fer-les servir?

La gestió dels accessos als serveis de tramitació interadministrativa (EACAT Tràmits) es realitza a través del sistema de bústies, dissenyat per simplificar aquesta tasca. Tens 2 opcions:

 

A) Utilitzar els sistema de bústies

  • Recomanat per a entitats amb molta tramitació i molts usuaris

  • Cada usuària accedeix només als serveis assignats a la seva bústia.

  • Permet ordenar serveis i persones usuàries i mantenir una estructura clara.

  • Requereix un esforç inicial de configuració i manteniment.

 

B) No utilitzar bústies

  • Recomanat per a entitats petites o amb accés intern obert i sense restriccions, és a dir totes les usuàries veuen tots els serveis (existents i nous).

  • No cal fer cap gestió ni manteniment.

 

C) Com decidir?

 

Abans de fer servir bústies, valora:

 

  • Voleu que totes les usuàries accedeixin a tots els serveis?

    • Sí: no cal utilitzar bústies

    • No: definiu la lògica i organització de les bústies que necessiteu.

Una bona reflexió prèvia t'ajudarà a definir un sistema d'accés coherent i adaptat a les necessitats de la teva entitat.

 

3. Com actives i desactives el sistema de bústies: implicacions

Per activar les bústies, accedeix a General > Bústies > i activa l’interruptor Fer servir bústies a l’entitat. Apareixerà la quota de bústies que pertoca a la teva entitat, la qual determina el màxim de bústies que pots crear, segons les especificacions de l’administració d’EACAT. L'activació crea automàticament la bústia global, que inclou tots els serveis peròn no té usuàries assignades. També, et permet treballar a la secció Bústies i a les subseccions del mateix nom de les seccions Usuaris i Serveis.

 

FAQ 1 EG Punto 4 Bu´sties _ FAQ 1 EGT Punto 2 Bu´sties _ FAQ 2 EGT Bu´sties _ FAQ 12 EGT Punto 1 _ FAQ 12 EGT Punto 4 _ FAQ 17 EGT.png

 

A partir d'aquí, pots crear bústies concretes per afegir-hi serveis, usuàries i, si cal, unitats organitzatives (UO). Abans de fer-ho, defineix-ne la lògica i l'estructura segons les necessitats de l'entitat.

 

Per desactivar les bústies, accedeix a General  i desactiva l’interruptor Fer servir bústies a l’entitat. Això afecta a tota l'organització i el sistema de treball establert fins el moment, però es pot revertir activant-les de nou. 

 

Si desactives les bústies, totes les usuàries de l'entitat tindran accés complet a tots els serveis.

 

Cada persona usuària i servei pot estar present en més d'una bústia, i només es poden creaar bústies concretes fins a la quota assignada. Si en necessites més, pots sol·licitar-les a la persona administradora d'EACAT.

4. Quins tipus hi ha?

Hi ha 2 tipus de bústies:

La bústia global que es crea automàticament, un cop s’activen les bústies en una entitat, i que té una sèrie de característiques que la diferencien de la resta:

  • Es crea automàticament i no es pot eliminar manualment.

  • N’hi ha una només per entitat.

  • Conté tots els serveis específics i genèrics de l’entitat, tant actuals com futurs.

  • Inicialment, no té cap usuari assignat. Cal assignar-los.

 

Les bústies concretes es caracteritzen per:

  • Les crea la persona gestora de l'entitat.

  • El nombre de bústies de cada entitat és la quota de bústies, que la defineix la persona administradora d'EACAT.

  • Quan les crees, estan buides.

  • Cal afegir-hi serveis, les usuàries que hi han de tenir accés i, si escau, les unitats organitzatives (UO).

 

Si necessites que algú tingui accés a tots els serveis, hauràs d'afegir-lo específicament a la bústia global.

5. Com crees o elimines una bústia?

Per crear una bústia:

  1. Dirigeix-te a la secció de Bústies.

  2. Prem el botó Crear bústia i assigna-li un nom.

     

     

    Si més endavant desitges canviar el nom o modificar-lo, selecciona la bústia i fes clic a la icona … > Editar nom 

     

     

Per eliminar una bústia:

  1. Dirigeix-te a la secció Bústies.

  2. Selecciona una bústia determinada.

  3. Prem Eliminar bústia a la icona …

 

Tingues en compte que eliminar una bústia té implicacions importantns, ja que suposa la desvinculació dels serveis i els usuaris associats. A més, un cop eliminada, no es pot recuperar la informació anterior.

 

Recorda que la bústia global no es pot eliminar.

6. Com hi afegeixes persones usuàries i serveis?

Pots afegir usuàries i serveis a una bústia de dues maneres: individualment o massivament, a través de la importació d'un arxiu. En aquest punt t'expliquem com afegir-los individualment i en el proper punt 7 t'explicarem com importar-los massivament.

 

Per afegir usuàries a una bústia individualment:

  1. Dirigeix-te a la secció Bústies. 

  2. Selecciona la bústia a la qual les vols afegeix.

  3. Selecciona Usuaris account_circle .

  4. Cerca cada persona pel nom i cognoms.

  5. Activa l’interruptor de la usuària.

 

Repeteix aquest procés per a cada usuari que vulguis afegir a la bústia.

 

Per assignar serveis a una bústia individualment:

  1. Dirigeix-te a la secció Bústies. 

  2. Selecciona la bústia a la qual vols assignar-los.

  3. Selecciona Serveis i expandeix la informació de la bústia concreta perquè puguis visualitzar millor els serveis i els diferents filtres.

  4. Cerca el servei pel títol.

  5. Activa l’interruptor del servei.

  6.  

Repeteix aquest procés per a cada servei que vulguis assignar a la bústia.

 

La bústia global ja té tots els serveis assignats i no permet assignar-ne cap més. Aquesta funció només està disponible per a les noves bústies que creïs.

7. Pots importar usuaris i serveis?

La importació és més recomnable per a bústies amb una gran quantitat d'usuàries i serveis.

 

Previ a importar usuàries i serveis hi ha dues situacions clau a tenir en compte:

  • La importació a la bústia global, on només cal importar les usuàries, ja que aquesta bústia conté tots els serveis automàticament.

  • La importació a una bústia concreta, on cal importar tant les usuàries com els serveis necessaris.

 

Per importar usuàries a una bústia, segueix aquests passos:

  1. Accedeix a la secció Bústies

  2. Selecciona la bústia on vols importar els usuaris.

  3. Prem la icona ... > Importar usuaris

  4. Selecciona un dels arxius: Usuaris o Usuaris sense afegir. Decideix quin d'ells vols utilitzar:

    • Usuaris, es baixa una plantilla buida de nom usuaris-bustia-exemple.csv, per omplir amb l'Identificador i el Nom de cada usuària.

    • Usuaris sense assignar, es baixa una plantilla de nom usuaris-bustia-disponible.csv amb tote les usuàries que no estan a la bústia; per a cada usuària tenim l'Identificador (NIF o NIE) i el Nom (nom i cognoms).

  5. Descarrega la plantilla corresponent.

  6. Prepara una de les plantilles. Només es permeten arxius CSV i separats per punt i coma (;). Recorda que has de deixar la primera línia sense modificar, amb els noms dels camps que et venen per defecte.

  7. Puja l'arxiu preparat amb les dades d'importació i automàticament les veuràs en el llistat de bústies.

  8. Revisa el resum d'importació per assegurar-te que tot s'ha carregat correctament.

 

Per importar serveis a una bústia que has creat, segueix aquests passos:

  1. Accedeix ala secció Bústies

  2. Selecciona la bústia on vols importar els serveis

  3. Prem la icona ... > Importar serveis

  4. Selecciona un dels arxius:  Serveis o Serveis sense assignar. Decideix quin d'ells vols utilitzar:

    • Serveis, es baixa una plantilla buida de nom serveis-bustia-exemple.csv, per omplir amb el Codi_servei i Nom_servei-

    • Serveis sense assignar, es baixa una plantilla de nom serveis-bustia-disponible.csv  amb tots els serveis que no estan a la bústia; per a cada servei tenim el Codi_servei (codi funcional), Nom_servei (títol del servei), Tema_servei i Subtema_servei.

  5. Descarrega la plantilla corresponent.

  6. Prepara una de les plantilles. Només es permeten arxius CSV i separats per punt i coma (;). Recorda que has de deixar la primera línia sense modificar, amb els noms dels camps que et venen per defecte.

  7. Puja l'arxiu preparat amb les dades d'importació i automàticament les veuràs en el llistat de bústies.

  8. Revisa el resum d'importació per assegurar-te que tot s'ha carregat correctament.

 

8. Com t'exportar les usuàries i els serveis?

Pots descarregar-te la relació d’usuàries o la relació de serveis a la secció Bústies > selecciones una bústia determinada  > icona ... > Exportar usuaris o Exportar serveis en un arxiu .csv.

 

Selecciona la bústia desitjada i exporta el llistat d'usuàries o serveis que conté, aplicant-hi prèviament els filtres que necessitis.

 

L’arxiu .csv té per nom usuaris-bustia-XX.csv o serveis-bustia-XX.csv.

 

Camps de l’arxiu d’usuàries de la bústia:

  • Id, que és l’identificació de la usuària dins d’EACAT.

  • Identificador, què és el número d’identificació personal de la usuària.

  • Nom, que és el nom de la usuària.

 

Camps de l’arxiu de serveis de la bústia:

  • Codi_servei, que és el codi identificatiu del servei.

  • Nom_servei, que és el títol del servei.

  • Tema_servei, àmbit temàtic dins del qual s’enquadra el servei.

  • Subtema_servei, àmbits subtemàtics en què es divideix un tema.

 

Per exportar les dades correctament a un arxiu d'Excel o similar:

  • Obre un full d'Excel.

  • Col·loca el cursor a la primera cel·la.

  • Al menú, selecciona Dades > Obtenir dades > D'un arxiu > De text/CSV.

  • Busca al teu ordinador i selecciona l'arxiu .csv.

  • Prem el botó Importar.

  • Apareixerà una pantalla amb totes les dades de l'arxiu. Prem el botó Carregar.

9. Com t'exportes la llista de bústies?

Pots descarregar-te la relació de bústies des de la secció Bústies > icona ... > Exportar bústies en un arxiu .csv. Prèviament selecciona els filtres que necessitis per acotar el llistat.

 

L’arxiu tindrà per nom busties.csv i contindrà els camps següents:

  • Id,  és l’identificació de la bústia dins d’EACAT.

  • Nom de la bústia.

  • Usuaris, és el número d’usuàries que es troben dins de cada bústia.

  • Serveis, és el número de serveis que es troben dins de cada bústia.

  • Id_unitat_organitzativa, és el número identificatiu de la unitat organitzativa que hi ha a cada bústia.

  • Nom_unitat_organitzativa, que és el nom de la unitat organitzativa que hi hagi en cada bústia.

Exporta el llistat de bústies, utilitzant els filtres que consideris oportuns.