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1. ¿Qué son y para qué sirven?

Los buzones son un nuevo sistema que permite organizar una entidad en agrupaciones temáticas, orgánicas o funcionales de servicios y personas usuarias, en EACAT Tràmits. Son contenedores de servicios de tramitación interadministrativa a los que asigna usuaria.

Este sistema facilita la gestión de los accesos que las personas usuarias tienen en los servicios de tramitación interadministrativa y mejora la organización interna de la entidad. Su uso es opcional y la persona gestora de la entidad es la responsable de gestionarlo. (activa, crea, desactiva y elimina buzones).

2. ¿Cuándo es aconsejable utilizarlas?

La gestión de los accesos a los servicios de tramitación interadministrativa (EACAT Tràmits) se realiza a través del sistema de buzones, diseñado para simplificar esta tarea.

Según las necesidades de tu entidad, tienes 2 opciones :

A) Utilizar el sistema de buzones

Es la opción recomendada para entidades con un volumen elevado de tramitación o con muchas personas usuarias y tiene como ventajas que:

Cada usuaria accede sólo a los servicios asignados a su buzón.
Permite organizar los servicios y las usuarias de forma clara y estructurada.
Requiere un esfuerzo inicial de configuración y mantenimiento.

B) No utilizar buzones

Es la opción recomendada para entidades pequeñas o para aquellas en las que todas las usuarias deben tener acceso a todos los servicios (actuales y futuros) y tiene como ventajas que:

No es necesario configurar ni mantener los buzones.
Todas las usuarias visualizan todos los servicios disponibles, tanto existentes como los que se incorporen en el futuro.

C) ¿Cómo puedes decidirlo?

Antes de utilizar los buzones hay que pensar si:<7p>

¿Quieres que todas las usuarias tengan acceso a todos los servicios y entonces no es necesario el sistema de buzones. No hace falta hacer nada.
¿Quieres que haya un acceso restringido de las usuarias a los servicios de EACAT Tràmits , entonces necesitas definir una estructura de buzones que responda a la organización ya las necesidades de acceso de tu entidad.

Una buena reflexión previa le ayudará a definir un sistema de acceso coherente y adaptado a las necesidades de tu entidad.

3. Cómo activas y desactivas el sistema de buzones: implicaciones

3.1 Activación de buzones: implicaciones

Para activar los buzones , accede a General filter_vintage > Buzones > y activa el interruptor toggle_on Usar buzones en la entidad .

La activación de los buzones implica que:

Las personas usuarias sólo pueden acceder y tramitar los servicios de los buzones a los que están asignados.
Se crea automáticamente el buzón global , que contiene todos los servicios (actuales y los que se incorporen en el futuro), pero no tiene ningún usuario.
Se habilita la sección Buzones inbox y las subsecciones del mismo nombre de las secciones Usuarios account_circle y Servicios folder_copy .

Las tareas a realizar son:

Definir la estructura de los buzones que mejor se adapte a la organización de tu entidad.
Crear nuevos buzones, hasta el límite de la cuota asignada. Esta cuota la determina la administración de EACAT.
Asignar servicios, personas usuarias y, en su caso, unidades organizativas (UO) en cada buzón.
Asignar una misma persona o servicio a diferentes buzones.

Encuentra información relacionada en EGT - ¿Cómo puedes organizar en buzones tu entidad?

3.2 Desactivación de los buzones: implicaciones

Para desactivar los buzones , accede a General y desactiva el interruptor Usar buzones en la entidad. Esto afecta a toda la organización y al sistema de trabajo establecido hasta el momento, pero se puede revertir activándolas de nuevo.

La desactivación de buzones implica que:

Todas las usuarias de la entidad tendrán acceso completo a todos los servicios de EACAT Trámites.
La sección Buzones y subsecciones del mismo nombre dejan de estar disponibles.

La desactivación no elimina la configuración de los buzones. Si más adelante vuelves a activar el sistema, se recuperarán todos los buzones, asignaciones y estructura que había antes de la desactivación.

Encuentra información relacionada en EGT – ¿Qué consecuencias tiene la activación y desactivación de buzones?

4. ¿Qué tipos hay?

Hay 2 tipos de buzones :

El buzón global que se crea automáticamente, una vez se activan los buzones en una entidad, y que tiene una serie de características que lo diferencian del resto:

Se crea automáticamente y no se puede eliminar manualmente.
Hay una sólo por entidad.
Contiene todos los servicios específicos y genéricos de la entidad tanto actuales como futuros.
Inicialmente, no tiene ninguna usuaria asignada. Es necesario asignarlas.

Los buzones concretos se caracterizan por:

Las crea la persona gestora de la entidad.
El número de buzones de cada entidad es la cuota de buzones, que la define la persona administradora de EACAT.
Cuando las creas, están vacías.
Hay que añadir servicios, las usuarias que deben tener acceso a ellos y, si procede, las unidades organizativas (UO).

Si necesitas que alguien tenga acceso a todos los servicios, deberás añadirlo específicamente al buzón global.

5. ¿Cómo creas o eliminas un buzón?

Para crear un buzón:

Ve a la sección de Buzones inbox .
Pulsa el botón Crear buzón y asígale un nombre.

Si más adelante deseas cambiar o modificar el nombre, selecciona el buzón y haz clic en el icono … > Editar nombre

Para eliminar un buzón:

Ve a la sección Buzones inbox .
Selecciona un buzón determinado.
Pulsa Eliminar buzón en el icono …

Ten en cuenta que eliminar un buzón tiene implicaciones importantes , ya que supone la desvinculación de los servicios y usuarias asociadas. Además, una vez eliminada, no se puede recuperar la información anterior.

Recuerda que el buzón global no puede eliminarse.

6. ¿Cómo añades servicios o personas usuarias?

Puedes añadir servicios y usuarias a un buzón de dos formas: individual o masivamente, a través de la importación de un archivo csv.

6.1 Añadir servicios o usuarias individualmente

Para asignar servicios a un buzón individualmente:

Dirígete a la sección Buzones inbox .

Selecciona el buzón al que quieres asignarles.

Selecciona Servicios y expande la información del buzón concreto para que puedas visualizar mejor los servicios y los distintos filtros.

Busca el servicio por el título.

Activa el interruptor toggle_on del servicio.

Repite este proceso para cada servicio que desees asignar al buzón.

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El buzón global ya tiene todos los servicios asignados y no permite asignar otros servicios. Esta función sólo está disponible para los nuevos buzones que crees.

Para asignar usuarias a un buzón individualmente :

Ir a la sección Buzones inbox

Selecciona el buzón al que los quieres añade

Selecciona Usuarios

Buscar cada persona por el nombre y apellidos

Activa el interruptor toggle_on de la usuaria

Repite este proceso para cada usuario que quieras añadir al buzón.

6.2 Importar servicios o usuarias mediante un archivo

La importación es más recomendable para buzones con una gran cantidad de usuarias y servicios.

Previo a importar usuarias y servicios, hay dos situaciones clave a tener en cuenta:

La importación en el buzón global , donde sólo es necesario importar las usuarias, ya que este buzón contiene todos los servicios de forma automática.

La importación a un buzón concreto , donde es necesario importar tanto las usuarias como los servicios necesarios.

Para importar servicios a un buzón que has creado, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Buzones inbox

2. Selecciona el buzón donde quieres importar los servicios

3. Pulsa el icono ... > Importar servicios

4. Selecciona uno de los archivos: Servicios o Servicios sin asignar . Decide cuál de ellos quieres utilizar:

Servicios , se descarga una plantilla vacía de nombre servicios-bustia-ejemplo.csv, para llenar con el Código_servicio y Nombre_servicio -

Servicios sin asignar , se baja una plantilla de nombre serveis-bustia-disponible.csv con todos los servicios que no están en el buzón; para cada servicio tenemos el Código_servicio (código funcional), Nombre_servicio (título del servicio), Tema_servicio y Subtema_servicio .

5. Descarga la plantilla correspondiente.

6. Prepara una de las plantillas. Sólo se permiten archivos CSV y separados por punto y coma (;). Recuerda que debes dejar la primera línea sin modificar, con los nombres de los campos que te vienen por defecto.

7. Sube el archivo preparado con los datos de importación y automáticamente los verás en el listado de buzones.

8. Revisa el resumen de importación para asegurarte de que todo se ha cargado correctamente.

Para importar usuarios a un buzón , sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Buzones inbox

2. Selecciona el buzón donde quieres importar los usuarios.

3. Pulsa el icono ... > Importar usuarios

4. Selecciona uno de los archivos: Usuarios o Usuarios sin añadir. Decide cuál de ellos quieres utilizar:

Usuarios , se descarga una plantilla vacía de nombre usuarios-bustia-ejemplo.csv , para llenar con el Identificador y el Nombre de cada usuaria.

Usuarios sin asignar, se descarga una plantilla de nombre usuarios-bustia-disponible.csv con todas las usuarias que no están en el buzón; para cada usuaria tenemos el ID (NIF o NIE) y el Nombre (nombre y apellidos).

5. Descarga la plantilla correspondiente.

6. Prepara una de las plantillas. Sólo se permiten archivos CSV y separados por punto y coma (;). Recuerda que debes dejar la primera línea sin modificar, con los nombres de los campos que te vienen por defecto.

7. Sube el archivo preparado con los datos de importación y automáticamente los verás en el listado de buzones.

8. Revisa el resumen de importación para asegurarte de que todo se ha cargado correctamente.

7. ¿Cómo te exportas las usuarias y servicios?

Puedes descargarte la relación de usuarias o la relación de servicios en la sección Buzones inbox > seleccionas un buzón determinado > icono ... > Exportar usuarios o Exportar servicios en un archivo .csv.

El archivo .csv tiene por nombre usuarios-bustia-XX.csv o servicios-bustia-XX.csv .

Campos del archivo de usuarias del buzón :

Id , que es la identificación de la usuaria dentro de EACAT.

Identificador , qué es el número de identificación personal de la usuaria.

Nombre , que es el nombre de la usuaria.

Campos del archivo de servicios del buzón :

Código_servicio , que es el código identificativo del servicio.

Nombre_servicio , que es el título del servicio.

Tema_servicio , ámbito temático dentro del cual se encuadra el servicio.

Subtema_servicio , ámbitos subtemáticos en los que se divide un tema.

8. ¿Cómo te exportas la lista de buzones?

Puedes descargarte las relaciones de buzones desde la sección Buzones inbox > icono ... > Exportar buzones (filtrados) . Previamente selecciona los filtros que necesites para acotar el listado; o Exportar buzones-servicios-usuarios (todos ).

Si te descargas los buzones filtrados , el archivo tendrá por nombre buzones.csv y contendrá los siguientes campos :

Id , es la identificación del buzón dentro de EACAT.

Nombre del buzón .

Usuarios , es el número de usuarias que se encuentran dentro de cada buzón.

Servicios , es el número de servicios que se encuentran dentro de cada buzón.

Id_unidad_organizativa , es el número identificativo de la unidad organizativa que hay en cada buzón.

Nombre_unidad_organizativa , que es el nombre de la unidad organizativa que haya en cada buzón.

Exporta el listado de buzones, utilizando los filtros que consideres oportunos.

Si te descargas los buzones con los servicios y personas usuarias , el archivo tendrá por nombre buzones-servicios-usuarios.csv y contendrá los siguientes campos:

Código_INE10 : código de la entidad pública.

Nombre_entidad : nombre de la entidad pública.

Nombre_buzón : nombre del buzón.

Código_servicio : nombre del servicio que hay en el buzón.

Nombre_servicio : nombre del servicio que hay en el buzón.

Identificador : identificador personal de la persona usuaria.

Nombre_usuario : nombre de la usuaria.