La ficha de suscriptor es un documento formal que contiene los datos del organismo y de las personas responsables de la gestión y solicitud de certificados del AOC dentro de un organismo.

La ficha sirve para:

  • Asignar roles para gestionar los certificados.

  • Mantener la organización actualizada según auditorías y condiciones específicas del servicio.

  • Facilitar la comunicación entre la entidad y el AOC.

El envío de la ficha puede ser por: alta inicial, cambio de datos o reenvío cada 24 meses según las condiciones del servicio.

Opciones a seleccionar en el formulario

  • Creación inicial : el alta como organismo en el Servicio de Certificación del AOC. Si es tu caso, consulta Alta en el servicio de certificación digital del AOC (Primer envío de la ficha de ente suscriptor) donde te explicamos cómo hacer el primer envío.

  • Cambio de datos : en caso de que hayan variado los datos del organismo o de las personas que forman parte del proceso de entrega de certificados dentro de la entidad.

  • Reenvío 24 meses : Según las condiciones del Servicio de Certificación Digital del AOC, los organismos deben enviar la "Ficha del Servicio" cada 24 meses, incluso si no hay cambios.

A continuación te explicamos los pasos para realizar el envío de la ficha ya sea porque han variado los datos como por el envío a realizar cada dos años.

Es muy importante incluir en la ficha a todas las personas implicadas en el proceso. Si añades a alguien nuevo, debes incluir también a las personas que ya estaban allí. Si olvidas a alguien, esta persona perderá los roles asignados hasta el momento.

Sigue estos pasos para rellenar la ficha:

1. Consulta los roles actuales a través de la última ficha de suscriptor

Para asegurarte de los roles actuales, puedes consultar la última ficha que se envió desde tu ente.

Lo puedes hacer desde la bandeja de registro si tu usuario tiene permisos para acceder,

oa través del Espacio de tramitación en el menú izquierdo de EACAT

2. Descárgate la nueva ficha para rellenarla

Accede a EACAT y busca el trámite “Ficha de subsciptor” en el catálogo, pulsa el icono del trámite para iniciarlo.

PERMISOS DE ACCESO: Para acceder al envío tu usuario de EACAT debe disponer del permiso básico como usuario, y en caso de que tu organismo haya decidido organizar los usuarios por buzones, es necesario que esté asignado a un buzón que contenga el Servicio de Certificación Digital. Si no puedes tramitar la ficha, contactar con tu gestor de usuarios de EACAT para que configure tu usuario correctamente.
Pulsa en el nombre del trámite
y en Documentación, encontrarás la ficha. Si se te abre en el navegador, ten presente que para poder cumplimentarla debes descargarla en PDF. Seguramente ya la tienes en las descargas de tu ordenador, si no, guárdela desde el mismo navegador para poder abrir el documento desde el Acrobat.

3. Rellena la ficha del Suscriptor

En primer lugar, debes indicar si es un "Cambio de datos" o un "Reenvío 24 meses".
Indicar si es cambio de datos o reenvío

Nos solicitando:

Formulario de ente solicitante

Este apartado recoge los datos del organismo. Es necesario notificar cualquier cambio, especialmente del nombre de la entidad, a través de la Ficha de Suscriptor. El nombre que conste en el sistema será el vinculado a los certificados emitidos. Si no coincide con el nombre registrado en EACAT, se rechazarán las solicitudes de forma automática.

Datos del personal:

apartado de datos personales

En este apartado es necesario que se indiquen todas las personas que intervendrán en el proceso de solicitud de certificados dentro del organismo.

Hay que tener en cuenta:

  • Todas las personas indicadas en la ficha deben estar dadas de alta en EACAT en el organismo.;
  • La primera persona indicada será el titular de cada rol. La segunda y sucesivas serán los suplentes.
  • La ficha sustituye a la anterior. Si una persona tiene roles actualmente y no se incluye en la ficha, los perderá.

Es muy importante sustituir a la persona Responsable titular (el primero de la lista de responsables) en caso de que se le borre de EACAT. Sin esta figura no podrán solicitarse certificados.

4. Firma y envía la ficha de suscriptor a través de EACAT

Accede a EACAT y busca el trámite “Ficha de subsciptor” en el catálogo, pulsa el icono del trámite para iniciarlo.

Inicia el trámite

A continuación, añade el firmante en la pestaña "Firmadores", ve a "Contenido" y anexa el documento firmado.

Envío simple de EACAT con la pestaña "Contenido" seleccionada y el botón "Navega" marcado

Pulsa "Guardar borrador" y ya podrás enviar a firmar el envío.

La persona indicada en "Firmadores" será la que tendrá el envío pendiente de firmar a EACAT.

El responsable titular informado en la ficha será el que reciba la comunicación tanto si todo es correcto y se han añadido los roles como si se detecta algún error en la ficha.

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