EGSA - ¿Qué son los grupos de usuarios?

1. ¿Qué es un grupo de usuarios?

Es un conjunto de personas usuarias que se unen para compartir un expediente de tramitación interadministrativa y estar vinculadas a una etiqueta determinada. Esta etiqueta permite organizar y gestionar mejor a las personas que forman parte.

2. ¿Para qué sirve?

Los grupos permiten:

• Compartir expedientes entre distintas personas.
• Organizar a las personas en torno a una etiqueta o nombre común para facilitar su gestión.

3. ¿Quién lo crea?

Sólo puede crear grupos la persona que dispone del permiso de Gestión de la entidad ; es decir, la gestora de la entidad.

4. ¿Cómo debes hacerlo?

Crea un grupo yendo a:

1. Administración > Servicios AOC
2. Servicios AOC > Grupos
3. Haz clic en el botón Crear grupo

5. ¿Cómo puedes añadir personas usuarias?

Una vez creado el grupo, puedes añadir personas de dos formas:

• Individualmente
• Mediante la importación de un archivo

Para añadir usuarias individualmente , puedes hacerlo de dos formas:

• Administración > Servicios AOC > Grupos > Usuarios .
• Administración > Servicios AOC > Usuarios > Grupos .

Selecciona a la persona y añádela a los grupos que corresponda. Es necesario repetir el proceso para cada persona que quieras añadir.

Para importar usuarias a un grupo mediante un archivo, sigue estos pasos:

1. Accede a Administración > Servicios AOC > Grupos
2. Selecciona el grupo en el que quieres importar las usuarias.
3. Pulsa el icono ... > Importar usuarios
4. Selecciona uno de los archivos: Usuarios o Usuarios sin asignar . Decide si quieres importar todas las usuarias disponibles o aquellas que todavía no están asignadas.
   
   • Usuarios, se descarga una plantilla vacía de nombre usuarios-bustia-ejemplo.csv, para llenar con el ID (NIF o NIE) y el Nombre (nombre y apellidos).
   • Usuarios sin asignar, se descarga una plantilla de nombre usuarios-bustia-disponible.csv con todos los usuarios que no están en el buzón; y por cada usuario el ID (NIF o NIE) y el Nombre (nombre y apellidos).
5. Descarga la plantilla correspondiente.
6. Prepara una de las plantillas. Sólo se permiten archivos CSV y separados por punto y coma (;). Recuerda que debes dejar la primera línea sin modificar, con los nombres de los campos que te vienen por defecto.
7. Sube el archivo preparado con los datos de importación y automáticamente lo verás en el listado de grupos.
8. Revisa el resumen de importación para asegurarte de que todo se ha cargado correctamente.

6. ¿Qué acciones más puedes realizar con los grupos?

Administración > Servicios AOC > Grupos y encontrarás acciones en dos lugares diferentes:

• Desde el icono de opciones … del listado de grupos, puedes Exportar grupos si ya has creado alguno.
• Después de seleccionar un grupo determinado, ve al icono de opciones … del grupo y podrás:
  • Editar nombre , para cambiarlo.
  • Exportar usuarios , para disponer en un archivo de las personas usuarias que conforman el grupo.
  • Importar usuarios, para poder añadirlos a través de un archivo.
  • Eliminar grupo

7. ¿Cuáles son tus grupos?

Cualquier persona usuaria puede ver los grupos a los que pertenece desde:

• Espacio personal > General > Grupos