FAQ 30 EGT - Què són les unitats organitzatives?

1. Què són i per què serveixen?

Les UO són òrgans o unitats de treball dins la teva entitat que serveixen per territorialitzar serveis específics o personalitzar la petició genèrica. Per exemple, poden organitzar la teva entitat al voltant d'òrgans com l'Alcaldia, Secretaria General, delegacions territorials, Grup de subvencions X, Comissió, etc.

Es poden classificar segons diferents criteris:

Segons la seva funcionalitat:

• UO d’entitat prestadora: serveixen per territorialitzar un servei creat. Les crea una entitat prestadora, que habitualment són els departaments de la Generalitat de Catalunya o algunes de les seves entitats dependents.
• Les altres UO: Serveixen per disgregar una entitat. Són les més comunes, i el cas d’ús més estès és el de la petició genèrica, que permet seleccionar una unitat organitzativa tant en l’origen com en la destinació perquè el tràmit arribi més directament.

Segons la seva visibilitat:

• Visibles: la resta d’entitats que no les han creat les poden veure i fer servir.
• No visibles: només les veu l’entitat que les crea.

Segons les característiques implícites:

• Principal: es crea automàticament per aquelles entitats que fan servir unitats organitzatives. Agafen el nom de l’entitat i no es poden eliminar ni canviar. Estan sempre actives i són visibles.
• Secundàries: Les crea el gestor/a de l'entitat seguint una lògica orgànica. Poden ser visibles o no. Quan es refereixen a UO d’entitat prestadora, necessàries per territorialitzar un servei, cal seleccionar l’Id Centre també (l’entitat està integrada al Registre S@RCAT).

2. Com es configura una entitat perquè funcioni amb UO?

L'administrador/a d'EACAT és qui activa l'opció Fer servir unitats organitzatives a l'entitat. A partir d'aquí, el gestor/a pot treballar dins de la secció Unitats organitzatives.

Un cop activades les UO, es crea automàticament la UO principal amb el nom de l'entitat i unes característiques especials.

3. Qui crea i gestiona les UO?

El gestor/a és qui crea i gestiona les unitats organitzatives (UO) dins l’entitat.

Com actives o desactives una UO?

1. Accedeix a Administració settings > EACAT Tràmits > Unitats organitzatives
2. Selecciona una UO determinada.
3. A la icona ... prem Activar o Desactivar en funció de l’estat de la UO.

Quan desactives una UO no pots vincular-la a un servei, una bústia o una petició genèrica.

4. Com crees una UO?

1. Accedeix a Administració settings > EACAT Tràmits > Unitats organitzatives > Crear UO
2. S'obre un formulari on has d'introduir la informació següent:
   
   • Nom de la UO, que el pots editar i modificar
   • Visibilitat, que decideix si vols que la UO sigui visible o no per a la resta d'entitats.
   • Id Centre (codi identificatiu del centre físic de l’Oficina de registre), només si l’entitat està integrada amb el Registre S@RCAT. Si l’entitat no està integrada amb S@RCAT, aquest punt no és necessari.

5. Com elimines una UO?

1. Accedeix a Administració settings > EACAT Tràmits > Unitats organitzatives
2. Selecciona una UO determinada.
3. A la icona ... prem Eliminar

6. Com relaciones un grup de persones usuàries amb una UO?

Les unitats organitzatives es relacionen amb serveis i persones usuàries a través de les bústies. En una bústia, afegeixes serveis, usuàries i UO. Totes les usuàries de la bústia poden veure els serveis associats i estan relacionats amb una unitat organitzativa de l’entitat.

La funcionalitat d’una UO dins de la bústia és diferent segons la seva naturalesa:

• Les UO d’entitat prestadora serveixen per territorialitzar un servei. Es col·loquen en la bústia corresponent de l’entitat prestadora del servei.
• Les altres UO estan relacionades amb l’activació de la petició genèrica en una entitat (PGEN). En aquest cas, la UO delimita les peticions genèriques que es poden veure en una bústia. Si no hi poses la UO, totes les persones usuàries de la bústia veuran totes les PGEN que arriben a la teva entitat. En canvi, posant la UO, només veuran les PGEN que han seleccionat com a origen o destinació la UO de la bústia.

7. Com territorialitzes un servei?

Si la teva entitat és prestadora de serveis i està integrada amb S@RCAT, pots utilitzar les unitats organitzatives per territorialitzar un servei que crees. Es tracta de les UO d’entitat prestadora que s’ha explicat en el punt 1.

A continuació et presentem un cas d’ús que esperem que et sigui d’utilitat per entrendre’n el funcionament:

Territorialitzar un servei

1. Crea un servei del Departament Cultura, amb el títol CLT - Servei de Cultura - Territorialitzat (prova), que han de gestionar els serveis territorials del Departament. Per tant, cal territorialitzar-lo.
2. Accedeix a l'Espai de gestió > Unitats organitzatives i crea 8 UO, una per a cada servei territorial. Emplenem el formulari per a cada UO amb els detalls següents:
   • Nom de la UO, que és nom del servei territorial.
   • Visible, perquè la pugui veure qualsevol entitat.
   • Id Centre, assignem un per a cada UO.
     captura
3. A la configuració de cada UO, les assignes al servei que estàs creant (CLT - Servei de Cultura - Territorialitzat (prova)).
4. Ves a Configuració > Destinataris > Ens
5. Selecciona el servei territorial i a la icona more_vert tria Importar arxiu.csv:
   
   • Apareix la finestra Assignar destinataris al servei.
   • Descarrega l’arxiu Destinataris del servei.csv.
   • Emplena l’arxiu descarregat amb les dades requerides: Codi oficial de cada entitat i el nom de les comarques que pertanyen a l’àmbit territorial del servei territorial, assignant-les a la UO corresponent tal com s'indica a la taula.
   • Desa l’arxiu emplenat al nostre ordinador.
   • Assigna cada comarca a la seva UO, una a una.
     captura

Cada UO conté les comarques que s'indiquen la taula següent:

Nom de la UO	Comarques
ST al Penedès de Cultura	Alt Penedès, Baix Penedès, Garraf i Anoia
ST a l’Alt Pirineu i Aran de Cultura	Alt Urgell, Alta Ribagorça, Aran, Cerdanya, Ripollès i Selva
ST a la Catalunya Central de Cultura	Bages, Berguedà, Lluçanès, Moianès, Osona, Solsonès i Anoia (8 municipis)
ST a Barcelona de Cultura	Baix Llobregat, Barcelonès, Maresme, Vallès Occidental i Vallès Oriental
ST a Girona de Cultura	Alt Empordà, Baix Empordà, Garrotxa, Gironès, Pla de l’Estany, Ripollès i Selva
ST a les Terres de l’Ebre de Cultura	Baix Ebre, Montsià, Terra Alta i Ribera d’Ebre
ST a Tarragona de Cultura	Alt Camp, Baix Camp, Conca de Barberà, Priorat i Tarragonès
ST a Lleida de Cultura	Garrigues, Noguera, Pla d’Urgell, Segrià, Segarra i Urgell

Assignar persones usuàries

Un cop completat aquest procés, cal assignar-hi usuaris/àries. Per fer-ho, crea una bústia per a cada servei territorial (per a cada UO), on s'hi posarà el mateix servei per a totes les bústies, així com les usuàries i la UO corresponent. D'aquesta manera, s'uneix el servei amb el territori i les usuàries d'aquest territori.

1. Accedeix a l'Espai de gestió > Bústies > crear bústia > i crea una bústia per a cada servei territorial, que tindrà el mateix nom que les UO: captura
   
   • ST al Penedès de Cultura
   • ST a l’Alt Pirineu i Aran de Cultura
   • ST a la Catalunya Central de Cultura
   • ST a Barcelona de Cultura
   • ST a Girona de Cultura
   • ST a les Terres de l’Ebre de Cultura
   • ST a Tarragona de Cultura
   • ST a Lleida de Cultura
2. Afegeix el servei a cada bústia des de l’Espai del gestor > Bústies > Selecciona la bústia. Servei > selecciona el servei que vols assignar a la bústia i activem l’interruptor. D'aquesta manera, el servei en qüestió es troba dins de la bústia que has seleccionat.
3. Afegeix les persones usuàries des de l’Espai del gestor > Bústies > Seleccia la bústia > account_circle Usuaris > Tria la persona i activa l’interruptor.

Afegir la UO a la bústia

Afegeixes la UO a la bústia des de l’Espai de gestió > Bústies > Selecciona una de les bústies.
Entre el títol de la bústia i les subseccions (Usuaris i Serveis) hi ha el desplegable Unitat organitzativa dels serveis prestats per seleccionar la UO del territori. Són UO d’entitat prestadora perquè s’han assignat a un servei territorialitzat. Per exemple, si selecciones la Bústia ST a Barcelona de Cultura, selecciones la UO ST a Barcelona de Cultura.
captura

Eliminar una UO

Les UO assignades a un servei no es poden eliminar des de l'Espai de gestió. Cal desassignar-les primer de l’Espai de prestació:

• Accedeix a l’Espai de prestació > Selecciona el servei > Configuració del servei > Unitats de prestadora

Només llavors podràs eliminar la UO:

• Espai de gestió > Unitats organitzatives > selecciona la UO > Prem ... > Eliminar

8. Com disgregues una entitat en UO?

Si ets el gestor/a, pots disgregar l’entitat en unitats organitzatives. Aquesta funcionalitat és especialment útil en casos com el de la petició genèrica.

A continuació et presentem un cas d’ús que esperem que et sigui d’utilitat per entrendre el funcionament.

Cas d’ús

En l’Ajuntament d’Abrera volem utilitzar les unitats organitzatives (UO). Com a ajuntament, tenim el servei genèric de la petició genèrica (PGEN) i volem que les persones que les trameten puguin enviar-les directament a una UO específica.

1. Com a gestor/a de l’entitat, sol·licites a l’administrador/a d’EACAT l’activació de l’opció Fer servir unitats organitzatives a l’entitat.
2. Un cop aquesta opció estigui activada, observaràs que s’ha creat automàticament la UO principal, la qual pren el nom de l’entitat.
3. Ara crees algunes unitats organitzatives perquè necessites que diversos organismes, que no tenen una estructura molt complexa i que no estan associats a EACAT, rebin les PGEN directament.
4. Crea les UO amb el nom dels organismes, com ara el Patronat Municipal d’Esports o el Patronat Municipal de Música. Aquestes UO seran visibles perquè altres entitats puguin visualitzar-les i dirigir les PGEN cap als patronats corresponents.
5. Crea una bústia per a cada UO amb el mateix nom. Això facilitarà la gestió i permetrà a les persones usuàries veure només els serveis relacionats amb l’organisme al qual estan assignats.
6. Assigna usuàries a cadascuna de les 2 bústies.
7. Assigna els serveis, incloent-hi el servei genèric de la PGEN, a cadascuna de les bústies.

Fins ara, hem aconseguit que les usuàries de cada bústia vegin els serveis assignats a cada una. En el cas de la PGEN, com tenim el servei genèric assignat, les usuàries veurien totes les PGEN que arriben a l’Ajuntament d’Abrera. És per això que és vital assignar una UO a cada bústia. Aquesta UO restringeix les PGEN que les usuàries poden veure, garantint que només rebin les que són rellevants per al seu àmbit de responsabilitat.