ET - Què és l'Espai de tramitació?

1. Què és?

L’Espai de tramitació és el lloc on consultar, gestionar i fer el seguiment dels tràmits interadministratius de la teva entitat als quals tens accés.

2. Quins requisits necessites per accedir-hi?

Necessites tenir assignat el permís bàsic dins d’EACAT Tràmits.

3. Com pots accedir-hi?

• Accedeix a EACAT >

• Prem la icona file_copy (Espai de tramitació) del menú de l’esquerra.

4. Quina estructura té?

L’Espai de tramitació inclou els elements següents:

1. Oficina de registre, per enviar tràmits.

2. Safates per agrupar els tràmits segons el seu estat.

3. Cerques favorites, per accedir de forma ràpida a cerques habituals.

4. El cercador search i la cerca avançada tune amb els filtres que trobaràs a la barra de filtres i alguns més.
     També, pots consultar els Criteris de cerca, amb informació i consells perquè la cerca sigui més eficient.

5. Barra de filtres, per accedir de forma directa als filtrres més utilitzats.

6. Resultats, mostra la relació de tràmits que compleixen els criteris de cerca.

7. Alerta informativa, al final de la llista de resultats s'indica que, per motius d'eficiència, només es mostra un rang de tràmits, que varia segons si estan finalitzats o no:

   1. Safata de tràmits finalitzats: es mostren els tràmits dels darrers 6 mesos. Pots consultar periodes anteriors prement l'opció Mostrar 6 mesos anteriors.

   2. Safata de tràmits no finalitzats: es mostren els tràmits dels darrers 3 mesos. Pots consultar períodes anteriors prement Mostrar 3 mesos anteriors, amb un límit de 500 resultats.

• Exportació de resultats, des de la icona ..., pots exportar resultats de la cerca en un arxiu .csv

5. Quins tràmits veus en el llistat de resultats?

Com a persona usuària, pots visualitzar els tràmits dels serveis als quals tens accés.

Pots tenir accés a un tràmits per algun dels motius següents:

• La persona gestora de l'entitat t'ha concedit explícitament accés al servei.

• Una altra usuària t'ha compartit un expedient, encara que no tinguis accés directe al servei.

• Vas iniciar el tràmit a l'EACAT Clàssic i ara el pots consultar al nou EACAT, només si es tracta de formularis PDF o formularis web del Consorci AOC.

6. Quina informació visualitzes en seleccionar un tràmit?

Quan selecciones un tràmit dels resultats, tens accés a la informació i opcions següents:

1. Informació de l’expedient
    

   • Títol del servei

   • Entitat emissora del tràmit

   • Núm. d’expedient en la teva entitat

   • Si fas clic en qualsevol d'aquests camps, apareix el detall de l’expedient. També hi podràs accedir des de la icona ...

2. Tràmits de l’expedient, t’apareixen ordenats i amb la informació bàsica de registre (núm. de registre en la nostra entitat, data, hora, nom del tràmit i assumpte, si escau).

3. Informació del tràmit
    

   • Historial de tramitació low_priority , mostra els tràmits previs al seleccionat i les seves respostes.

   • Informació de registre: número, data i hora

   • Nom de l'entitat emissora

   • Nom de l'entitat receptora

   • Detall del tràmit arrow_drop_down, amb la informació de registre següent:
      

     • De: entitat emissora del tràmit.

     • Per a: entitat receptora del tràmit.

     • Data i hora: data i hora en què s’ha registrat el tràmit en el registre corresponent.

     • Registre d’entrada:

     • Registre de sortida

     • ID expedient

     • ID tràmit
        

   • Nom del tràmit i assumpte, si escau

   • Funcions addicionals sobre el tràmit:

     • Descarregar la documentació del tràmit

     • Veure la documentació adjunta

        

     • Respondre, fent clic al botó que trobaràs només quan el tràmit disposi d’alguna resposta.

4. A més, des de la icona ..., pots accedir al detall de l’expedient:

   

   • Informació bàsica: títol del servei i destinatari.

   • Descarregar download

   • Compartir group

   • Veure servei visibility

   • Número d’expedient en la teva entitat

   • Assignar responsable

    

   També pots fer les accions relacionades directament amb el tràmit:

   • Respondre switch_access_shortcut, si escau

   • Descarregar documentació download, adjunta del tràmit

   • Mostrar l’historial de tramitació low_priority

   • Imprimir el tràmit print

Trobaràs l'historial de canvis d'estat de l'expedient a la part superior dreta. Actualment, es mostra l'inici de l'expedient, però properament inclourà informació organitzada en dues seccions: tràmit i expedient. Aquest historial garanteix la transparència i la traçabilitat del tràmit.

7. Què és l'Oficina de registre?

Les safates serveixen per organitzar els tràmits als quals tens accés. Podem agrupar-les en:

• Safates amb tràmits finalitzats:

  • Rebuts inbox, conté els tràmits que ha rebut la teva entitat, és a dir, les entrades.

  • Enviats outbox_alt, hi ha els tràmits que ha enviat la teva entitat, és a dir, les sortides.

  • Rebuts i enviats file_copy, agrupa els tràmits que ha rebut i ha enviat la teva entitat, és a dir, les entrades i les sortides.

• Safates amb tràmits pendents de finalitzar, que de moment ens envien a EACAT Clàssic perquè s’acabin de tramitar.

  • Esborranys drafts, conté els tràmits que has creat i en els quals encara estàs treballat. Només hi trobes els tràmits elaborats amb formularis web de la Generalitat i del Consorci AOC. En canvi, els tràmits creats amb formularis PDF es guarden al teu ordinador en descarregar-los i, per això, no apareixen ni en aquesta safata ni en la Per signar.

  • Per signar draw, conté els tràmits pendents de signatura. Només s'hi mostren els tràmits elaborats amb formularis web del Consorci AOC. En canvi, no hi apareixen els formularis PDF ni els formularis web de la Generalitat. S'està treballant perquè aquests últims s'hi puguin mostrar properament.

  • En cua, conté els tràmits que encara no s’han completat per qüestions tècniques.

9. Per què serveix el cercador?

El cercador facilita l’accés ràpid als tràmits que ja has tramitat i permet buscar de manera eficient qualsevol informació específica que necessitis.

L’Espai de tramitació disposa de dos tipus de cercador:

• El cercador search, que et permet buscar introduint paraules clau relacionades amb el tràmit que busques. Pots seleccionar que la cerca es realitzi sobre un dels camps següents: assumpte, número de registre, número d’expedient i identificador del tràmit.

• El cercador avançat tune, que et permet fer cerques més precises utilitzant diversos filtres.

Per obtenir resultats més precisos i rellevants, utilitza ambdós cercadors i els filtres de la barra de filtres.

10. Què són les cerques favorites?

Aquesta nova funcionalitat  et permet desar consultes habituals per accedir-hi de forma ràpida. Això simplifica l'accés als tràmits recurrents, de manera que no hagis de cercar manualment cada vegada que necessites consultar un tràmit específic.

Accions que pots fer: 

• Guardar una cerca favorita, prem cerca avançada tune i selecciona els filtres que creguis oportuns > clica Guardar cerca > posa-li un nom que la identifiqui i clica Guardar cerca.

• Eliminar una cerca favorita, situa't sobre el nom de la cerca > delete > prem Eliminar per confirmar l'acció.

• Guardar fins a 10 cerques. Quan arribis al màxim, si vols guardar-ne una de nova, hauràs d’esborrar-ne prèviament una.

11. Quines accions pots realitzar sobre els expedients?

Cada tràmit està associat a un expedient. Després de seleccionar un tràmit, ja sigui des de la part d’informació de l’expedient o des de la icona ..., podràs anar a la fitxa de detall de l’expedient i fer diverses accions

• Informació de l'expedient, situada a la part superior esquerra, en clicar en qualsevol dels camps informatius (nom del servei, entitat interessada i número d'expedient de l'entitat).

• Icona … > Més informació info 

12. Quines accions pots realitzar sobre els tràmits?

En seleccionar un tràmit podràs realitzar diverses accions.

12.1 Cercar un tràmit

Per cercar tràmits, pots seguir aquests passos:

• Selecciona la safata que més interessi:

  • Rebuda inbox 

  • Enviada outbox_alt 

  • Rebuda i enviada file_copy 

  • En esborrany drafts 

  • Per signar draw 

• Has de saber que:

  • Només pots visualitzar i cercar els tràmits als quals tens accés.

  • Es mostren els tràmits dels últims 6 mesos per als tràmits finalitzats de les safates: Rebuda, Enviada, Rebuda i enviada; i dels darrers 3 mesos per als tràmits no finalitzats de les safates: En esborrany i Per signar.

  • els tràmits fets amb formularis PDF només es mostren a les safates de tramitació finalitzada. Els tràmits fets amb formularis web del Consorci AOC i de la Generalitat es mostren també a la safata En esborrany. I en la safata Per signar només es mostren els formularis web del Consorci AOC i s'està treballant perquè també es mostrin properament els formularis de la Generalitat.

  • Hi ha tràmits disponibles des de l'1 de gener de 2017.

• Utilitza el cercador search per obtenir resultats més precisos i rellevants. També t'oferim alguns consells útils:

  • Utilitza els filtres per refinar els resultats (com pel nom del servei o l'entitat emissora o receptora).

  • Introdueix paraules clau concretes i rellevants per cercar per “assumpte” i evita termes massa genèrics que poden mostrar resultats poc útils.

  • Usa el filtre “període” per consultar tràmits més antics, però tingues en compte que només es mostraran els resultats dels últims 6 mesos, si són tràmits finalitzats; o 3 mesos si són tràmits que encara no estan finalitzats. Per consultar tràmits anteriors, modifica el període a les opcions de cerca o prem el botó corresponent (Mostrar 6 mesos anteriors o Mostrar 3 mesos anteriors) que trobaràs al final dels resultats de la cerca.

• Utilitza la cerca avançada tune per restringuir encar més els resultats. Pots utilitzar els filtres següents:

  • Demarcació territorial o comarca per localitzar tràmits en una zona concreta.

  • Altres filtres per acotar la cerca:

    • Període: defineix un rang de dates per limitar la cerca.

    • Compartits amb mi: seleccionar'l per veure els tràmits que t'han compartit.

    • Responsable: marca una de les 3 opcions: Tots / Soc responsable / No soc responsable.

    • Servei: selecciona el servei específic.

    • Emissora/Receptora/Interessada, en funció de la safata en la qual estiguis fent la cerca (Rebuts, Enviat o Rebuts i enviats). Tria l'entitat implicada en el tràmit.

       

12.2 Respondre un tràmit

En el detall del tràmit pots respondre un tràmit des de:

• La informació del tràmit: clica el botó Respondre per veure les opcions disponibles i slecciona la resposta adequada.

• La icona d'accions …: accedix a les accions del tràmit, selecciona Respondre i tria la resposta més adient.

A continuació, lpacció a realitzar dependrà de la tecnologia del tràmit seleccionat:

• Tràmit PDF: es descarregarà directament en el teu dispositiu, des d'on podràs emplenar-lo, signar-lo i enviar-lo.

• Formulari web de la Generalitat, prem Iniciar per accedir al formulari i s'obre dins d'una nova pestanya del portal de tramitació de la Generalitat de Catalunya, on has de prémer Accedeix amb identificació digital i després Certificat digital, ja que l'accés requereix certificat de treballador públic (T-CAT).

• Formulari web AOC, prem Iniciar, emplena el formulari i tramet-lo prement Envia.

12.3 Signar un tràmit

Pots signar un tràmit qualsevol persona usuària que tingui accés a un servei i tingui assignat el permís de signatura. Tot i així, s'aconsella que signi el tràmit la persona signant preferent.

Pots seleccionar la persona signant preferent quan enviïs un tràmit a signar, sempre que sigui un formulari web del Consorci AOC. 

13. Pots exportar els resultats d'una cerca?

Sí, fent clic a la icona ... > Exportar resultats (.csv), se’t descarregarà l’arxiu result.csv
Aquest arxiu té els camps següents:

• Id_tramit

• Id_expedient

• Tramit

• Servei

• Entitat_origen

• Entitat_destinacio

• Assumpte

• Registre_entrada

• Registre_sortida

• Data

14. Què és el tractament d'un tràmit?

La funcionalitat de tractament d’un tràmit permet marcar els tràmits rebuts per indicar que ja s'han gestionat. A més, facilita la identificació de l’última persona usuària que ha realitzat aquesta acció, possibilita el seguiment i la coordinació entre usuàries.

Qualsevol persona usuària pot marcar o desmarcar un tràmit rebut per a la seva gestió. Això es pot fer des de:

• El llistat de tràmits rebuts de l’Espai de tramitació

• El detall d’un tràmit rebut

• Una cerca favorita guardada de la safata de Rebuts

També es pot consultar l’estat del tractament des de la safata de Rebuts i Enviats, així com des d’una cerca favorita de la relació de tràmits Rebuts i Enviats.

Per facilitar-ne l’ús, s’ha incorporat el filtre desplegable Tractament, disponible tant a la barra de filtres com a la cerca avançada. Aquest filtre ofereix les opcions següents:

• Tots

• No tractats

• Tractats

• Tractats per mi

Aquesta funcionalitat permet diferenciar fàcilment entre els tràmits que ja s'han gestionat i els que encara estan pendents. Està pensada per facilitar l'organització del treball i fer més àgil el seguiment dels tràmits dins l'entitat.